5 kroków do udanego eventu biznesowego

Event biznesowy to bardzo szerokie pojęcie, w którym mieszczą się chociażby tzw. eventy otwarcia, jubileusze, imprezy integracyjne czy targi. Wszystkie te wydarzenia mają jeden wspólny mianownik: wymagają perfekcyjnej organizacji. W końcu na szali leży dobre imię marki, która ma być promowana poprzez event. Dobra organizacja eventu jest długotrwałym procesem, który na potrzeby tego artykułu sprowadziliśmy do 5 kroków.

Krok 1: koncepcja

Od tego zawsze trzeba zacząć, by nie poruszać się po omacku. Koncepcję eventu biznesowego należy omówić z agencją eventową, która będzie odpowiedzialna za organizację wydarzenia. Agencja z pewnością zgłosi jakieś propozycje, dobierając je pod kątem charakteru marki, dostępnego budżetu oraz przekroju grupy uczestników eventu. Ten krok jest najważniejszy i warto mu poświęcić dużo czasu.

Krok 2: lista gości

Już na tym etapie musimy wiedzieć, ile osób weźmie udział w evencie. Jeśli planujemy imprezę plenerową, to można sobie pozwolić na dość luźne określenie liczby gości. Zupełnie inaczej wygląda to w przypadku eventu pod dachem, gdzie mamy do dyspozycji ograniczoną powierzchnię – wówczas wymagana jest precyzja. Na tym etapie należy się też zastanowić, jakich gości właściwie chcemy zaprosić – chodzi przede wszystkim o ich wiek oraz związki z marką. Trzeba także wiedzieć, czy w evencie wezmą udział dzieci.

Krok 3: miejsce

Wybór miejsca to bardzo trudne zadanie, zwłaszcza jeśli impreza jest organizowana na ostatnią chwilę, a do tego dysponujemy ograniczonym budżetem. W sytuacji kryzysowej warto wziąć pod uwagę opcję zorganizowania eventu w siedzibie firmy – szczególnie dobrze sprawdzają się tutaj imprezy plenerowe. Jeśli natomiast celujemy w hotel czy restaurację, to koniecznie trzeba doprecyzować, czy w ramach wynajmu są zapewnione również elementy sceniczne, oświetlenie oraz czy istnieje możliwość zamówienia cateringu.

Krok 4: oprawa

Czyli wszelkiej maści atrakcje. To one w dużej mierze decydują o tym, czy goście podczas eventu będą się dobrze bawić, a tym samym wrócą do domów zadowoleni i mocniej związani z marką organizatora. Analizując budżet imprezy nie zapominamy również o drobiazgach składających się na oprawę wydarzenia, czyli chociażby pamiątkowych gadżetach reklamowych dla gości oraz materiałach promujących wydarzenie (ulotki, plakaty, nośniki identyfikacji wizualnej marki na terenie samego wydarzenia etc.).

Krok 5: zaproszenia

Po ustaleniu wszystkich szczegółów i opracowaniu ostatecznej listy gości, przystępujemy do „ataku”, czyli zapraszamy uczestników na wydarzenie. W przypadku eventu biznesowego zaproszenia powinny być imienne. Zawsze też prosimy o potwierdzenie przybycia do konkretnego dnia, ponieważ krótko przed imprezą trzeba jeszcze dogadać szczegóły z firmą cateringową (liczba porcji).