Event z okazji otwarcia firmy – organizacja krok po kroku

Otwarcie firmy to bardzo ważne wydarzenie dla przedsiębiorcy, ale niekoniecznie dla potencjalnych uczestników imprezy. W Polsce przeżywamy boom gospodarczy, dlatego podobnych otwarć jest mnóstwo i coraz mniej osób się nimi interesuje. To wcale nie oznacza, że masz zrezygnować z eventu! Kluczowe jest jednak zorganizowanie go w taki sposób, aby dać zaproszonym gościom twardy pretekst do tego, by się do Ciebie pofatygowali. Podpowiadamy, jak powinna przebiegać organizacja eventu z okazji otwarcia firmy krok po kroku.

Krok 1. Lista gości

Zacznij od określenia, kogo tak naprawdę chcesz zaprosić na event. Czy mają to być potencjalni klienci, a może przedstawiciele lokalnych firm, z którymi zamierzasz w przyszłości współpracować? Tworząc listę gości nie zapomnij o pracownikach: oni w tym dniu powinni się poczuć wyjątkowo wyróżnieni, bo to wpłynie na ich motywację do pracy.

Na liście gości nie może zabraknąć liderów lokalnej społeczności, czyli przedstawicieli władz samorządowych, Kościoła (jeśli Ci na tym zależy), ważnych osobistości (np. dziennikarze, artyści, sportowcy). To oni „pociągną” za sobą kolejnych uczestników.

Krok 2. Scenariusz

Od scenariusza zależy powodzenie całej imprezy. Niech Ci nie przyjdzie do głowy organizacja wydarzenia w sposób spontaniczny, bo to na pewno nie wypali. W scenariuszu należy określić takie elementy, jak:

• Najważniejsze punkty wydarzenia,
• Prowadzący,
• Liczba hostess,
• Atrakcje dla uczestników,
• Rozpiska godzinowa wszystkich aktów wydarzenia,
• Liczba uczestników.

To z kolei pozwoli opracować wiarygodny budżet imprezy. Stworzeniu scenariusza trzeba poświęcić mnóstwo czasu, dlatego większość firm zdaje się tutaj na pomoc profesjonalistów od organizacji eventów.

Krok 3. Media i reklama

O Twoim wydarzeniu musi się dowiedzieć jak najwięcej osób. Koniecznie zainteresuj nim lokalne media. Znajdź jakiś element, który może zainteresować reporterów. Takim pewniakiem jest oczywiście stworzenie dużej liczby miejsc pracy, co zawsze przyciąga uwagę mediów.

Reklama wydarzenia nie powinna się ograniczać do rozwieszenia plakatów czy zostawienia ulotek w restauracjach. Zainwestuj w spoty w lokalnym radiu, w reklamę banerową na portalu internetowym czy np. w artykuł sponsorowany w lokalnej prasie.

Krok 4. Bonusy

Koniecznie zainwestuj w jakieś atrakcje dla uczestników wydarzenia, bo to one mogą mieć decydujący wpływ na to, czy ktokolwiek zechce się do Ciebie pofatygować. Atrakcje powinny być kreatywne i wartościowe z punktu widzenia uczestników. Może to być np. koncert gwiazdy czy jakaś sekretna niespodzianka, która zostanie wyjawiona dopiero podczas imprezy.

Krok 5. Gadżety i materiały reklamowe

Każdy uczestnik wydarzenia musi wyjść z niego obładowany wartościowymi gadżetami reklamowymi. Zadbaj o to, aby hostessy miały co rozdawać. W ich koszykach powinny się znaleźć wyczerpujące i atrakcyjne wizualnie materiały informacyjne na temat firmy.

Organizacja eventu z okazji otwarcia firmy to poważne przedsięwzięcie logistyczne. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że samodzielnie sobie z tym nie poradzisz, głównie z braku czasu. Nie ryzykuj więc, że najważniejsza impreza w Twoim biznesowym życiu okaże się porażką. Lepiej zaufaj specjalistom.