Organizacja koncertu zagranicznej gwiazdy: potężne wyzwanie dla agencji eventowej

Polska przez wiele lat była omijana szerokim łukiem przez największe gwiazdy światowej sceny. Powodem wcale nie była jakaś międzynarodowa niechęć do naszego kraju. Po prostu nie byliśmy przygotowani logistycznie na goszczenie największych wykonawców, którzy mają wygórowane oczekiwania zarówno pod względem obiektu, w którym mają wystąpić, jak i całej oprawy. Te czasy szczęśliwie minęły. Dziś rokrocznie do Polski „wpadają” gwiazdy z absolutnego topu. Organizacja takiego koncertu jest ogromnym przedsięwzięciem, z czego nie wszyscy zdają sobie sprawę – a już szczególnie osoby, które narzekają na wysokie ceny biletów. Ponieważ mieliśmy przyjemność pracować przy tego typu wydarzeniach, odsłaniamy nieco kuchni. Oto kilka kluczowych spraw, którymi trzeba się zająć, zanim artysta rozpocznie koncert.

Wynajęcie obiektu

Od tego w zasadzie wszystko się zaczyna. Niewiele osób zdaje sobie sprawę, że to właśnie dostępność odpowiedniego obiektu może zadecydować o tym, czy dana gwiazda wpisze sobie nasz kraj do kalendarza trasy koncertowej. Powinni o tym pamiętać zwłaszcza ci, którzy narzekają, że koncert odbędzie się na tym, a nie na innym stadionie. To nie jest widzimisię agencji eventowej, ale wynika z wymagań artysty, który oczekuje, że na koncercie zjawi się na przykład co najmniej 40 tysięcy osób – w przeciwnym razie wystąpi w innym kraju.

Dystrybucja biletów

Potężne wyzwanie, zwłaszcza w dobie tzw. drugiego obiegu i zalewu fałszywek. Organizator koncertu często zwleka z ogłoszeniem sprzedaży do ostatniej chwili, aby dać fanom możliwość finansowego przygotowania się do zakupu. Poza tym sprzedaż jest wydłużana poprzez dzielenie jej na etapy, aby z jednej strony podtrzymać zainteresowanie wydarzeniem, a z drugiej zminimalizować zyski naciągaczy i nieoficjalnych dystrybutorów.

Logistyka sceniczna

Kto nigdy nie pracował przy obsłudze trasy koncertowej dużego artysty, ten nie zdaje sobie sprawy, jak ogromną pracę trzeba wykonać przy obsłudze wszystkich elementów sceny. Zwykle jest tak, że podążają one za wykonawcą. Gdy tylko artysta kończy koncert np. w Pradze, ekipa techniczna od razu zabiera się za demontaż oświetlenia i elementów nagłośnienia, pakuje wszystko do TIR-a, a po kilkunastu godzinach składa w kolejnym mieście – np. Warszawie. Jest z tym mnóstwo pracy, do tego dochodzi silny stres.

Zabezpieczenie imprezy

Koncerty dużych wykonawców to zawsze imprezy masowe, które muszą zostać zabezpieczone zgodnie z wymogami ustawy. To pociąga za sobą olbrzymie koszty. W Polsce ponadto mamy standardowo problem ze znalezieniem agencji ochrony, która ma wystarczające zasoby, by samodzielnie obsłużyć jedno wydarzenie.

To oczywiście tylko wybrane zagadnienia, którymi musi się zająć agencja eventowa odpowiadająca za organizację koncertu zagranicznej gwiazdy. Bez wątpienia jest to jedno z największych wyzwań w karierze event managera, o czym warto pamiętać, zanim zacznie się psioczyć na wysokie ceny biletów, z których zyski muszą przecież pokryć także koszty organizacji wydarzenia.