Jak nie dopuścić, by budżet eventu firmowego wymknął się spod kontroli?

Organizacja eventu firmowego może być sporym obciążeniem dla budżetu przedsiębiorstwa. Owszem, zyski wizerunkowe są niebagatelne, ale najpierw ktoś musi za tę całą „zabawę” zapłacić. Mówimy tutaj o niemałych pieniądzach, co tylko powinno zmotywować przedsiębiorcę do bardzo dokładnego oszacowania budżetu wydarzenia i wyeliminowania sytuacji, które zawsze skutkują zwiększeniem kwot na kosztorysie. Jak do tego nie dopuścić?

Profesjonalny organizator

Nie ma lepszego sposobu na to, aby utrzymać budżet imprezy w ryzach, niż zlecenie jej organizacji profesjonalnej agencji eventowej. Doświadczony event manager bez większego problemu oszacuje finalny koszt wydarzenia. Jeśli będzie zbyt wysoki, podpowie, z czego można zrezygnować, a co jest absolutnie niezbędne. Organizacja eventów na własną rękę, często przez osoby, które nie mają o tym zielonego pojęcia, jest główną przyczyną przekraczania budżetu.

Konkretne umowy z podwykonawcami

Za organizację eventu odpowiada jedna agencja lub zespół osób, jednak rękę do wydarzenia z reguły przykłada nawet kilkanaście firm. Catering, oświetlenie, nagłośnienie, rejestracja, produkcja zaproszeń – można tak wymieniać długo.

Częstym błędem popełnianym przez niedoświadczonych organizatorów jest ustalanie szczegółów współpracy z podwykonawcami na – przepraszamy za kolokwializm – „gębę”. Czyli: rozliczymy się, jak już będzie po imprezie i wszystko dokładnie podliczymy. To prosta droga do wpędzenia się w niezłe koszty! Podwykonawca musi określić cenę swojej usługi przed przystąpieniem do jej realizacji.

Dokładna liczba gości

Zdarza się, że przedsiębiorcy nie są w stanie szczegółowo określić, ile osób ma właściwie wziąć udział w ich imprezie. Wówczas przystępujemy do obliczeń, co bywa bardzo żmudne, ale jest konieczne, by nie dopuścić do przekroczenia założonego budżetu. Ta informacja jest nam również potrzebna do wskazania odpowiedniego miejsca organizacji wydarzenia.

Bez domyślania się

Organizator eventu musi bazować na dokładnych danych, a nie własnych domysłach. Nie może być tak, że np. zatrudniamy firmę do ustawienia sceny, ta przedstawia nam kosztorys, który jest zaakceptowany, a później domaga się dopłaty, bo jej pracownicy musieli jeszcze naprawić gniazdko czy wynająć dźwig (elementy konstrukcji nie weszły do windy).

Takie rzeczy ustalamy przed podpisaniem umowy, wcześniej przedstawiając podwykonawcy szczegóły na temat lokalizacji i warunków technicznych. Podobnie jest z cateringiem: nie można zakładać, że w zaproponowanej cenie firma cateringowa zaoferuje również usługę kelnerską. Jeśli nie ma o tym wzmianki w umowie, należy o to dopytać.