Te elementy znacząco podnoszą koszt organizacji eventu firmowego

Każda impreza firmowa ma ten sam cel: promowanie wizerunku czy to marki handlowej, czy pracodawcy. Aby go osiągnąć niezbędna jest świetna organizacja eventu, co przekłada się na zadowolenie uczestników i profesjonalizację firmy. Na szczęście coraz więcej przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, że rozsądnie jest zlecić organizację wydarzenia zawodowej agencji eventowej, nawet pomimo – z pozoru – nieco wyższego kosztu. Zdarza się jednak, że właściciel firmy szybko traci entuzjazm, gdy zapoznaje się ze wstępnym kosztorysem. Wysoka cena eventu nie musi jednak wynikać z drogiej obsługi agencyjnej, ale z zażyczenia sobie elementów, które zawsze znacząco podnoszą koszt organizacji wydarzenia. Wymieniamy je w naszym poradniku.

Elegancki obiekt

Nie będzie chyba dla Ciebie żadnym zaskoczeniem informacja, że zorganizowanie eventu w hotelu czy pięknej hali wystawienniczej lub obiekcie konferencyjnym zawsze podnosi cenę wydarzenia, bo po prostu trzeba zapłacić za wynajem. Tymczasem koszty, z czego już przedsiębiorcy nie zawsze zdają sobie sprawę, potrafią być niebotyczne.

W takiej sytuacji, gdy dochodzi do przekroczenia budżetu, trzeba zacząć ciąć wydatki i albo zorganizować event w tańszym obiekcie, albo postawić na wnętrza firmowe. Czasami można w ten sposób osiągnąć świetne efekty, gdy na przykład mamy do dyspozycji industrialne wnętrza hali produkcyjnej.

Zaawansowane zaplecze muzyczno-sceniczne

Technicy sceniczni i dźwiękowcy to bardzo droga grupa zawodowa. Wykorzystują fakt, że takich fachowców po prostu w naszym kraju brakuje. Nie należy na nich oszczędzać, ponieważ od ich pracy w dużej mierze zależy wywołanie efektu WOW u gości eventu. Jeśli jednak budżet jest mocno napięty, można rozważyć znaczne ograniczenie oprawy muzycznej i wizualnej wydarzenia.

Ciepły, wysublimowany catering

Nie każdy wie, że ciepły catering zawsze jest wyraźnie droższy niż zimne przekąski, na przykład popularne finger-food. Decydując się na zamówienie eleganckich dań serwowanych na gorąco trzeba się więc liczyć z przekroczeniem skromnego budżetu. Niestety, usługi cateringowe nie należą do tanich, a żadna agencja eventowa nie oddeleguje przecież własnych pracowników do gotowania w polowej kuchni.

Hostessy

Bywa, że ich obecność na evencie jest niezbędna, ale jeśli jest inaczej, to właśnie tutaj można poszukać oszczędności. Wynajęcie hostess nie jest szczególnie drogie, jednak przy napiętym budżecie liczy się każde 100 złotych. Podobnie zresztą jest w przypadku konferansjera, którego praca sporo kosztuje, a w ostateczności można go zastąpić np. elokwentnym pracownikiem firmy czy samym właścicielem.