Co trzeba sprawdzić tuż przed startem eventu? Checklista

Starannie zaplanowany event może się okazać totalną katastrofą. Wystarczy drobiazg, by cały misterny scenariusz legł w gruzach, a goście wyszli z imprezy zniesmaczeni. Dlatego w zawodzie event managera bardzo ważne jest to, aby niczego nie pozostawiać przypadkowi i kilkakrotnie sprawdzać nawet najbardziej oczywiste rzeczy. Co dokładnie? W naszym poradniku wyjaśniamy, jakie elementy wymagają szczególnego nadzoru tuż przed startem eventu, czyli na kilka godzin przed przybyciem gości.

Nagłośnienie

Lubi płatać figle i nawet kilkakrotnie sprawdzone potrafi odmówić posłuszeństwa w chwili próby. Nieprzypadkowo każdy zespół przed koncertem „stroi się”, czyli sprawdza poprawność działania instrumentów, okablowania i miksera. Problemy z nagłośnieniem są wyjątkowo irytujące, dlatego lepiej dmuchać na zimne i krótko przed imprezą jeszcze raz wszystko sprawdzić – później zabraniając komukolwiek dotykania elementów scenicznych.

Jedzenie

Event manager musi być człowiekiem wielu talentów. Nikt nie wymaga, aby miał smak godny mistrzów kuchni, ale jednak powinien umieć odróżnić świeże i smaczne jedzenie od zepsutego. Dlatego krótko przed eventem warto sprawdzić catering, poprawność rozstawienia stołów i gotowość kuchni (jeśli posiłki mają być serwowane na bieżąco).

Stan toalet

Prozaiczna, a jakże ważna kwestia. Zapuszczone toalety to fatalna wizytówka organizatora imprezy, dlatego ich stan nie może budzić najmniejszych wątpliwości higienicznych. Event manager powinien sprawdzić, czy w toaletach nie brakuje papieru, ręczników, czy działają spłuczki, krany, czy jest mydło i… czy ładnie w nich pachnie.

Prelegenci/konferansjer

Jeśli elementem eventu są wystąpienia prelegentów, to krótko przed imprezą kontrolujemy, czy wszyscy zaproszeni mówcy dotarli już na miejsce. Jeśli nie, zaczyna się robić nerwowo. Między innymi z tego powodu zawsze zalecamy, aby w umowach z prelegentami zawierać zapis zobowiązujący ich do przybycia na miejsce z co najmniej 2-godzinnym buforem czasowym.

Oznakowanie wejścia

Ten punkt musi zostać „odhaczony” zgodnie z zasadą, że liczy się pierwsze wrażenie. Goście od razu muszą być pozytywnie nastawieni do eventu, a tak nie będzie, jeśli nie znajdą wejścia, zgubią się w korytarzu, a zamiast efektownych nośników identyfikacji wizualnej marki gospodarza przywitają ich zamknięte drzwi, chaszcze i przepełnione śmietniki. Takie detale również wymagają sprawdzenia, bo składają się na całościowy obraz imprezy.