4 podstawowe błędy, których trzeba unikać organizując konferencję szkoleniową

Konferencja szkoleniowa to ten rodzaj eventu, który musi zostać wręcz perfekcyjnie zaplanowany. A to niestety nie jest takie proste, zwłaszcza dla osób bez doświadczenia. Checklista rzeczy, o które trzeba zadbać, jest bardzo długa: prelegenci, wybór miejsca, scenariusz, tematyka, zaproszenia, promocja w mediach, system rejestracji etc. Taki natłok obowiązków oczywiście sprzyja popełnianiu różnych błędów, z których 4 zdarzają się wyjątkowo często i niestety fatalnie wpływają na opinie o wydarzeniu – a tym samym o organizatorze. Wymieniamy je w naszym poradniku.

Przeciąganie rozpoczęcia wystąpień

Organizując konferencje szkoleniowe dla naszych Klientów, wielokrotnie spotkaliśmy się z sytuacją, gdy część gości nie dotarła na miejsce o wyznaczonym czasie. Prelegent jest gotowy, większość słuchaczy także. Na co więc czekamy?

Klienci w takich momentach zwykle proszą, aby wstrzymać wystąpienie i poczekać tych 15-20 minut, bo reszta „jest już w drodze”. Pojawiają się nerwy, rozsypuje się też skrzętnie nakreślony plan. To nie jest dobre rozwiązania. Spóźnialscy muszą się liczyć z tym, że coś im przepadnie – nie możemy przecież karać punktualnych uczestników konferencji.

Zbyt długie przerwy między prelekcjami

Zasada jest prosta: przerwa między poszczególnymi wystąpieniami nie powinna trwać dłużej niż 10-15 minut. Wyjątek stanowi przerwa obiadowa, o ile została zaplanowana. Dlaczego nie zrobić pauzy 30-minutowej? Powód jest prosty.

Zawsze zwiększa to ryzyko, że część słuchaczy zacznie się śmiertelnie nudzić i postanowi po prostu opuścić konferencję. Nieprzypadkowo pod koniec wydarzenia sale zaczynają już świecić pustkami. By tego uniknąć, warto zaplanować dynamiczną konferencję, bez zbędnych i zbyt długich przerw.

Brak punktu informacyjnego i prawidłowego oznakowania eventu

Wyobraźmy sobie uczestnika konferencji, który wchodzi do lobby dużego hotelu i nie wie, co ma dalej ze sobą zrobić. Pracownik recepcji wzrusza ramionami, ponieważ w tym samym czasie odbywa się tam kilka eventów. To rodzi niepotrzebną nerwowość i już od wejścia źle nastawia uczestnika do wydarzenia.

Można tego łatwo uniknąć przygotowując punkt informacyjny przed wejściem lub przynajmniej dokładnie oznaczając miejsce organizacji konferencji – przy pomocy chociażby roll-upów czy standów.

Zły wybór miejsca

Mamy tutaj na myśli sytuację, w której sala szkoleniowa jest albo zbyt duża, albo zbyt mała. W obu przypadkach działa to na niekorzyść organizatora konferencji. Prelegenci dziwnie się czują widząc, że połowa miejsc pozostała pusta. Z kolei w przepełnionej sali nie da się zapewnić komfortowych warunków. Dlatego miejsce organizacji konferencji zawsze powinno być jak najlepiej dopasowane do spodziewanej liczby uczestników.