Prelegenci na konferencji: jak ich wybrać? Jak z nimi współpracować?

Konferencja, czy to biznesowa, czy naukowa, zawsze powinna mieć konkretną wartość merytoryczną. Zadbają o nią zaproszeni prelegenci, którzy wygłoszą ciekawe wykłady i przekażą słuchaczom cenną wiedzę. Wybór prelegentów oczywiście nie może być przypadkowy. W tym poradniku podpowiadamy, na kogo warto postawić i jak efektywnie współpracować z prelegentami, by podnieść rangę eventu.

Zaczynamy od stworzenia listy najbardziej pożądanych prelegentów

To zawsze dobry punkt wyjścia. Dysponując taką listą jest o wiele łatwiej wskazać osoby, które rzeczywiście chcielibyśmy zaprosić do udziału w wydarzeniu. Listę zawsze dzielimy na kilka części, czyli:

• Prelegenci, którzy muszą się pojawić – np. z uwagi na bogatą wiedzę;
• Prelegenci-gwiazdy – trudniej jest ich pozyskać, często trzeba im zapłacić za udział, ale przyciągają uczestników konferencji;
• Prelegenci z drugiego szeregu – są to osoby, którymi można się poratować w sytuacji, gdyby inni odmówili (zawsze chętnie się zjawiają, ale ich udział nie jest jakoś szczególnie pożądany);

I teraz standardowo. Kontaktujemy się z poszczególnymi prelegentami, przedstawiamy im warunki udziału i stopniowo klaruje nam się ostateczna lista. Jest z tym oczywiście dużo pracy, a do tego trzeba pamiętać, by za rezerwowanie terminów zabrać się z odpowiednim wyprzedzeniem – najbardziej poszukiwani prelegenci mają mocno wypełnione kalendarze.

Płacić czy nie?

To już oczywiście zależy od klasy prelegenta. Jeśli jest to branżowa gwiazda, to raczej trzeba się spodziewać podania przez nią cennika usługi. W sytuacji, gdy budżet wydarzenia jest na to przygotowany, na pewno warto pokusić się o wynajęcie dużego nazwiska, które będzie świetnie wyglądać na plakatach reklamujących konferencję.

Jeśli jednak wydarzenie jest organizowane „po kosztach”, wówczas należy się skupić na prelegentach dostępnych za darmo. Zawsze znajdą się osoby mające wiedzę w jakimś temacie, które oczekują tylko zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i hotelu. Ich celem jest bowiem wypromowanie nazwiska.

Czasami można się też mile zaskoczyć, gdy jakaś znana osobistość wprost deklaruje, że wygłosi wykład za darmo – takie sytuacje dotyczą jednak wyłącznie medialnych wydarzeń, o dużej renomie.

Gdy nie znamy prelegenta

Wynajęcie osoby, o której nigdy wcześniej się nie słyszało, to zawsze duże ryzyko. Aby je zminimalizować warto poprosić zainteresowanego prelegenta o udostepnienie nagrania jego wystąpienia – dużo osób zamieszcza takie wideo na YouTube. Oczywiście niezbędne będzie także skonfrontowanie wiedzy specjalisty z aktualnymi standardami obowiązującymi w danej branży.

Po ustaleniu listy prelegentów i dogadaniu szczegółów, zawsze należy jeszcze zawrzeć z nimi umowy. To forma zabezpieczenia dla obu stron. Niestety byliśmy już świadkami sytuacji, gdy zaproszony gość nie pojawił się na konferencji, wcześniej o tym nie uprzedzając. Lepiej więc chuchać na zimne i w umowie zawrzeć zapis o ewentualnych konsekwencjach takiego postępowania.