5 sytuacji, w których event manager musi powiedzieć klientowi NIE

Udana współpraca i wzajemne zrozumienie na linii klient-agencja eventowa to podstawa świetnej organizacji imprezy. Klient ma oczywiście prawo wymagać, ale powinien też pozwolić agencji robić swoje – w końcu za to jej płaci. Bywają sytuacje, gdy profesjonalny event manager nie może dłużej przytakiwać klientowi i musi stanowczo powiedzieć nie. Wymieniamy 5 z nich.

1. Ograniczenie służb porządkowych

Takie sugestie są nie na miejscu i żadna agencja eventowa nie może się na to zgodzić. Jeśli event ma charakter imprezy masowej, to odpowiednie zabezpieczenie wydarzenia leży po stronie organizatora. Nie może więc dojść do sytuacji, w której agencja – na wyraźnie żądanie klienta – zrezygnuje z ochrony lub znacznie ją ograniczy, byle tylko kosztorys się zgadzał.

2. Zamówienie najtańszego jedzenia

Trywialna sytuacja, ale takie też się zdarzają. Wiadomo, że catering to bardzo ważny element eventu, bo większość jego uczestników liczy na porządny poczęstunek. Z drugiej strony catering potrafi stanowić istotną pozycję w kosztorysie. Wówczas pojawiają się mało rozsądne pomysły, by może zamówić coś taniego, najlepiej półprodukty, bo „i tak nikt się nie zorientuje.” Profesjonalna agencja eventowa musi postawić veto, ponieważ jej celem jest również zadbanie o własną markę – nikt nie zaryzykuje negatywnych opinii tylko dlatego, że goście się np. pochorowali.

3. Samoróbki elektryczne

W przypadku eventów plenerowych bardzo często pojawia się problem zapewnienia zabezpieczenia prądowego. Agencje eventowe nierzadko muszą się ratować agregatami, jednak znacznie lepszym wyborem będzie po prostu zlecenie doprowadzenia prądu na teren eventu, co oczywiście kosztuje. Może się zdarzyć, że klient nie będzie chciał opłacić takiej usługi i zasugeruje, by np. wykonać jakąś niezgodną z przepisami samoróbkę. To nie wchodzi w grę, bo bezpieczeństwo uczestników eventu jest najważniejsze!

4. Ustawianie zużytych sprzętów

Nie zawsze to agencja eventowa odpowiada za dostarczenie sprzętu niezbędnego do zorganizowania imprezy. Zdarza się, że klient ma np. znajomego dostawcę dmuchanych zabawek dla dzieci czy sprzętu scenicznego. Jeśli jednak event manager zauważy, że te przedmioty są mocno zużyte i nie zapewniają należytego poziomu bezpieczeństwa, powinien odmówić ich rozstawienia. W końcu gdyby coś się stało, to agencja miałaby poważne problemy.

5. Upychanie ludzi na zbyt małym obiekcie

Wynajęcie sali czy centrum konferencyjnego wiąże się oczywiście ze sporym wydatkiem. Wielkość obiektu musimy jednak dobrać do planowanej frekwencji. Nie może być zatem tak, że klient wymarzy sobie imprezę na 300 osób, ale jednocześnie będzie naciskać, by agencja wynajęła salę o powierzchni np. 100 m². W takiej sytuacji należy otwarcie zaprotestować.

Czy zatem zdarza się, że drogi klienta i agencji eventowej się rozchodzą jeszcze przed zorganizowaniem imprezy? Oczywiście, że tak. W tym biznesie bardzo ważny jest jednak profesjonalizm i zdrowy rozsądek, których nigdy nie można „przehandlować” za wynagrodzenie.