Jak zorganizować świetny event firmowy nie wydając na to kroci?

Polskie firmy, nie wspominając już o międzynarodowych korporacjach, mają coraz większą świadomość, jak ważne jest dbanie o wizerunek w branży. Aby nie dać o sobie zapomnieć i pokazać swoją siłę, warto raz na jakiś czas zorganizować efektowny event firmowy i zaprosić do udziału w nim ważnych kontrahentów. W tym momencie pojawia się jednak klasyczny problem: mocno ograniczony budżet. Na szczęście można sobie z tym poradzić. Przeczytaj, jak zorganizować świetny event firmowy nie wydając na to kroci!

Po pierwsze – zatrudnij firmę eventową

Dysponując ograniczonym budżetem trzeba bardzo uważnie oglądać każdą wydawaną złotówkę, a podejmowanie niepotrzebnego ryzyka jest złym pomysłem. Doświadczona agencja eventowa przede wszystkim stworzy scenariusz imprezy, który pozwoli precyzyjnie określić koszty organizacji. Właściciel firmy nie będzie się więc opierać na domysłach i przybliżonych kwotach, które sumarycznie i tak go niemile zaskoczą.

Trzeba to zrozumieć: organizacja eventu firmowego przez profesjonalną agencję jest tańsza, niż robienie tego samodzielnie. Oczywiście mamy też tutaj na myśli relację poniesionego kosztu do uzyskanej jakości.

Ta teza ma mocne uzasadnienie. Przede wszystkim firmy eventowe dysponują siecią kontaktów, dzięki czemu o wiele łatwiej jest im negocjować korzystne ceny dla swoich klientów. Dotyczy to chociażby usług gastronomicznych, jak i wynajęcia sali, sprzętu studyjnego, oświetlenia, zatrudnienia konferansjera itd.

Wiele firm mylnie sądzi, że to samo może zrobić dział marketingu czy chociażby sekretariat. To duży błąd. Efekt zwykle jest taki, że pracownicy chcąc ciąć koszty wynajmują najtańszych podwykonawców, co skutkuje drastycznym obniżeniem jakości eventu. Cele wizerunkowe nie zostają zrealizowane, a właściciel szybko zapomina o zaoszczędzonych pieniądzach, ponieważ ma raczej poczucie, że wyrzucił budżet w błoto.

Nie porywaj się z motyką na słońce

Jeśli masz mocno ograniczone fundusze na organizację eventu firmowego, postaw na zredukowanie liczby atrakcji, za to bez rezygnowania z jakości. Zamiast zapraszać kontrahentów do luksusowego ośrodka konferencyjnego, wybierz skromniejszą salę na miejscu lub nawet siedzibę firmy – szczególnie, jeśli jest się tutaj czym pochwalić. Będzie taniej, a także wygodniej, bo nikt nie będzie musiał dojeżdżać czy planować noclegu.

Pomyśl o partnerach

Bardzo dobrym pomysłem na zwiększenie budżetu eventu jest zaproszenie do współudziału w organizacji zaprzyjaźnionych firm, partnerów biznesowych czy dostawców materiałów. Przykładowo: masz hurtownię budowlaną? Zapytaj producentów bloczków i dachówek, czy nie zechcieliby partycypować w kosztach eventu lub przynajmniej zapewnić efektownych pokazów i wartościowych szkoleń dla uczestników. To zawsze podnosi prestiż wydarzenia i zwiększa jego atrakcyjność. Takie działanie nazywamy cross marketingiem i jest to bardzo skuteczna forma promowania się w systemie poleceń.

Pamiętaj, że ograniczony budżet nie stoi na przeszkodzie w organizacji eventu, a jedynie motywuje do tego, aby rozsądnie wydać pieniądze. Tutaj nieoceniona okazuje się być pomoc specjalistów – warto z niej skorzystać.