Dlaczego tak drogo?! Kilka słów o kosztach ponoszonych przez agencję eventową

Zlecenie organizacji eventu doświadczonej agencji to bardzo rozsądny krok. Dzięki temu promująca się firma ma pewność, że całym skomplikowanym procesem zajmą się profesjonaliści, a to minimalizuje ryzyko wystąpienia wstydliwych i kosztownych wizerunkowo wpadek. Z punktu widzenia przedsiębiorcy jedyną wadą zlecenia organizacji eventu jest to, że trzeba za to zapłacić. I właśnie cena usługi zwykle jest największą kością niezgody między stronami. Nie wszyscy klienci rozumieją, że prowadzenie agencji eventowej to drogi biznes, a sama organizacja wydarzenia także wiąże się z długą listą wydatków. W dzisiejszym artykule rzucamy światło na ten problem.

Podwykonawcy

Nie ma agencji eventowej, która byłaby w stanie zorganizować duże wydarzenie wyłącznie własnymi siłami. Niezbędne jest podnajmowanie podwykonawców, w tym chociażby dostawców cateringu, przewoźników, oświetleniowców czy dźwiękowców i techników scenicznych. To wszystko kosztuje, a faktury reguluje agencja. Musimy więc wliczyć te wydatki do kosztorysu imprezy, niekoniecznie wyszczególniając to w rozmowach z klientem.

Koszty agencyjne

Niezależnie od tego, czy agencja korzysta z podwykonawców czy też nie, sama także ponosi bezpośrednie koszty własnej pracy. Za obsługę eventu odpowiadają konkretni ludzie zatrudnieni w agencji, którym zwyczajnie trzeba zapłacić. W zależności od rozmachu imprezy konieczne może być zaangażowanie w projekt grafika, copywritera, konferansjera czy po prostu managera odpowiadającego za spięcie całego programu.

Overheady

Mianem overheadów w naszej branży określa się wszelkie koszty pośrednie, o których w rozmowach z klientem się nie wspomina. Mają one jednak istotny wpływ na sumaryczną wartość kosztorysu. Agencja eventowa jest biznesem, który musi się kręcić niezależnie od tego, czy akurat jest natłok zleceń, czy też mamy martwy sezon. Mówimy więc tutaj o kosztach dojazdu do klienta, utrzymania biura, księgowości etc.

Marża agencji

To kluczowa pozycja w kosztorysie. Agencja eventowa musi po prostu zarobić na swojej usłudze. Właśnie marża daje największe pole do popisu w zakresie negocjacji cenowych. Nawet jeśli agencja nie wyróżni wysokości swojej marży w kosztorysie, to każdy, kto zleca organizację imprezy, musi zdawać sobie sprawę z jej istnienia.

Wysokość marży zależy od wielu czynników, przede wszystkim od stopnia skomplikowania organizacji wydarzenia oraz od renomy eventu. Doświadczone agencje dobrze wiedzą, gdzie można poszukać większego zarobku, a gdzie lepiej jest zejść z ceną, by w zamian zyskać cenny kontakt biznesowy.

Jeśli przedstawiony kosztorys wydaje Ci się bardzo wysoki, zawsze możesz poprosić agencję o ujawnienie wszystkich kosztów, jakie zostały w nim uwzględnione. Pamiętaj przy tym, że podejrzanie niska cena nie wróży niczego dobrego i zwykle zdradza niedostateczny poziom kompetencji organizatora wydarzenia.