Prozaiczne problemy uczestników eventu. Jak im zaradzić?

Każdy event, czy to biznesowy, czy prywatny, jest wydarzeniem, które nie ma sensu bez uczestników. To oni powinni być w centrum uwagi i to z myślą o nich planujemy różnego rodzaju atrakcje. Jak to jednak w życiu bywa, ludzie miewają przeróżne problemy, często zupełnie prozaiczne, które organizator eventu musi jak najszybciej rozwiązać – a najlepiej im przeciwdziałać. Zebraliśmy kilka przykładów wraz z receptami. 

Uczestnicy nie mogą trafić na miejsce

Standard, zwłaszcza wtedy, gdy event jest organizowany w jakiejś małej miejscowości pośrodku niczego lub przeciwnie – w centrum wielkiego miasta, w budynku, który ma mnóstwo pomieszczeń i kilkanaście wejść. Goście eventów bywają bardzo niecierpliwi i już po kilkunastu minutach bezowocnych poszukiwań mogą nawet zrezygnować z udziału w wydarzeniu.

Recepta

Do zaproszenia warto dołączyć szczegółową instrukcję dotarcia na miejsce. Dobrym pomysłem będzie też rozesłanie do gości maila z wirtualną mapką.

Uczestnicy nie wiedzą, gdzie się zarejestrować

Ten problem najczęściej pojawia się wtedy, gdy impreza jest organizowana na wysokim piętrze budynku lub w ogromnym hotelu, w którym jednocześnie odbywa się kilka eventów. Goście wchodzą do lobby i… nie wiedzą, co ze sobą począć.

Recepta

W takiej sytuacji punkt rejestracji zawsze należy ustawić na parterze, tuż przy wejściu i dokładnie go oznakować, np. roll-upami z logo wydarzenia czy firmy organizującej event. 

Uczestnicy nie wiedzą, gdzie jest toaleta/bar/szatnia

Może się to wydawać śmieszne, ale takie problemy podczas eventów są na porządku dziennym. Zwłaszcza, jeśli impreza odbywa się w dużym budynku i bierze w niej udział mnóstwo gości. Uczestnicy pytają więc siebie nawzajem o drogę do wyżej wymienionych punktów, często oczekują też odpowiedzi od osób, które w ogóle nie są w stanie im pomóc (np. hostessy czy – o zgrozo – ważni oficjele).

Recepta

Przed rozpoczęciem eventu należy wyznaczyć osobę, która odpowiada za rozwiązywanie takich problemów – najczęściej jest to pracownik agencji przygotowującej imprezę. Można również pomyśleć o zorganizowaniu punktu informacyjnego, co najlepiej sprawdza się podczas eventów plenerowych.

To tylko przykłady prozaicznych problemów uczestników eventów, które jednak naprawdę potrafią wprawić gości w fatalny nastrój, co oczywiście negatywnie odbija się na ich ocenie wydarzenia.