Event w plenerze to świetny pomysł. No chyba, że coś pójdzie nie tak…

Piękna pogoda, sporo atrakcji, dużo miejsca, mniej formalne stroje, luźniejsza atmosfera – event w plenerze bez wątpienia ma mnóstwo zalet. Nie dziwi zatem, że tak dużo firm decyduje się na organizację wydarzeń o biznesowym charakterze właśnie pod chmurką (zauważamy wzrost liczby tego typu zamówień). W szczerej rozmowie z klientami zawsze jednak zwracamy uwagę na kilka potencjalnych problemów, które mogą wystąpić przy okazji imprezy plenerowej. Wymieniamy je także w naszym poradniku.

Zła pogoda lub jej nagłe pogorszenie

Eventy z reguły planuje się z dużym wyprzedzeniem, a pogoda w naszym kraju jest… no wiadomo, że bardzo kapryśna. Żaden event manager nie ma wpływu na aurę (choć czasami bardzo by się nam to przydało), dlatego decydując się na organizację wydarzenia pod chmurką, trzeba być przygotowanym na wszystko. Oczywiście podstawą jest wynajęcie namiotu imprezowego, ale co w sytuacji, gdy podczas eventu będzie panować nieznośny upał? W takim namiocie naprawdę trudno jest wytrzymać bez klimatyzacji, co od razu podnosi nam koszty imprezy.

To jednak i tak nic w porównaniu z sytuacją, gdy pogoda gwałtownie się zmienia. Event trwa sobie w najlepsze, goście świetnie się bawią, aż tu nagle przychodzi potężna nawałnica i wygania wszystkich do domów. Czarny scenariusz, ale jak najbardziej prawdopodobny.

Problemy z dostawcami mediów

Są zmorą organizatorów eventów plenerowych. Jak powszechnie wiadomo, dostawcy mediów są bardzo uczynni, gdy chcemy podpisać z nimi umowę. Jednak gdy zamierzamy ją wyegzekwować lub zgłaszamy jakiś problem, nagle zaczynają się schody. A to pan Mirek jest na urlopie, a to pani Kasia nie przekazała komuś pisma, a to, a tamto i tak w kółko.

Trudno sobie natomiast wyobrazić event bez dostępu do prądu i – to znak czasów – Internetu. Załatwienie formalności z dostawcami tych mediów bywa drogą przez mękę. Do tego dochodzi jeszcze bardzo często uzgodnienie imprezy z władzami samorządowymi czy służbami. Dlatego takich wydarzeń nie wolno organizować za pięć dwunasta.

Wyższy koszt atrakcji

Impreza plenerowa, co jest dość oczywiste, zajmuje nieco więcej miejsca niż taka, która jest organizowana w siedzibie firmy czy nawet w hali. To oznacza, że organizatorzy muszą jakoś zagospodarować dostępną przestrzeń, by – pisząc obrazowo – nie wiało nudą.

Każda dodatkowa atrakcja oczywiście kosztuje, co wpływa na finalną wartość kosztorysu. Zawsze podkreślamy, że efektowne imprezy plenerowe należą do kategorii imprez „nie dla każdego”, bo na ich organizację trzeba wydać znacznie więcej. Oczywiście jeśli mówimy o wydarzeniu na wysokim poziomie.

„Rozchodzące się” towarzystwo

Klasyczny problem podczas eventów plenerowych. Rozwiązuje się go w najprostszy możliwy sposób, czyli zapewniając masę atrakcji na scenie, ale to – znów – kosztuje. Jeśli impreza nie będzie mieć dobrze nakreślonego scenariusza, to nie da się uniknąć zjawiska tworzenia się grup i grupek, które szybko zaczną się oddalać w niewiadomym kierunku. Tym samym efekt promocyjny eventu będzie o wiele gorszy.

Warto o tym wszystkim wiedzieć, co polecamy szczególnie klientom uparcie nalegającym na organizację eventu w plenerze, choć z góry wiemy, że nie jest to dla nich najlepsze rozwiązanie.