Jak rozpoznać, że agencja eventowa jest do niczego? Zwróć uwagę na te szczegóły i nie daj się naciągnąć!

Organizacja dużego eventu firmowego wymaga pomocy specjalistów od kreowania i obsługi wydarzeń. Co do tego nie ma żadnych wątpliwości. Branża eventowa w naszym kraju szybko rośnie w siłę i pojawia się w niej coraz więcej firm oferujących kompleksowe usługi z zakresu organizacji różnych imprez komercyjnych. Nie ma się co oszukiwać: nie wszystkie gwarantują odpowiedni poziom. Jak nie wejść na minę i nie powierzyć budżetu ludziom, którzy zwyczajnie go zmarnują? Przed podpisaniem umowy koniecznie zwróć uwagę na tych kilka szczegółów.

Brak zainteresowania szczegółami

Klasycznym błędem popełnianym przez agencje eventowe, którym zależy wyłącznie na szybkim złapaniu klienta, jest przygotowywanie wyceny na kolanie, oczywiście znacznie zaniżonej. To sprytna taktyka, ponieważ nie brakuje przedsiębiorców, którzy przy wyborze usługodawcy skupiają się wyłącznie na cenie. Zachowaj jednak daleko idącą czujność.

Jeśli firma A nie dopytuje o szczegóły, nie interesuje jej Twoje wyobrażenie imprezy, nie chce wiedzieć, na ile osób jest planowane wydarzenie ani jaki cel ma przynieść event, to możesz mieć pewność, że trafiłeś na amatorów.

Podejrzanie niska cena

Firm eventowych oferujących śmiesznie niskie ceny jest na pęczki. Ich model biznesowy jest bardzo prosty: łapiemy klienta, podpisujemy umowę o nierealnej wręcz wartości, a później non-stop zasypujemy klienta informacjami o konieczności dopłacenia za poszczególne elementy wydarzenia. Sumarycznie okazuje się, że organizacja imprezy była znacznie droższa, niż pierwotnie zakładano.

Nawet jeśli firma będzie się trzymać skrajnie zaniżonego kosztorysu, to zawsze ucierpi na tym jakość eventu. Takie wydarzenie nie przyniesie przedsiębiorcy żadnych korzyści, a wręcz może oznaczać dla niego katastrofę wizerunkową.

Korzystanie z całego szeregu podwykonawców

Oczywiście nie ma niczego złego w tym, że firma eventowa wspiera się usługami z zewnątrz. Trudno przecież oczekiwać, by agencja dysponowała własną siecią hoteli, flotą autokarów i jeszcze zapleczem cateringowym. Powinno to mieć jednak swoje granice.

Jeśli firma eventowa niczego nie robi samodzielnie (poza wystawieniem faktury), to możesz podejrzewać, że prowadzi ją jedna osoba, która nie weźmie odpowiedzialności za finalny efekt. Zawsze spróbuje zrzucić niepowodzenia na karb nieodpowiedzialności podwykonawców. Dla Ciebie to żadna pociecha. Nieudany event zawsze niszczy wizerunek organizatora, którym de facto jest Twoje przedsiębiorstwo.

Na obsłudze eventowej naprawdę nie warto oszczędzać. Do wyboru agencji podejdź bardzo ostrożnie i odpowiedzialnie. Spotkaj się z oferentem (lub przeprowadź z nim wideokonferencję), poproś o możliwie szczegółowe nakreślenie planu imprezy i zwróć uwagę na to, czy firma jest faktycznie zainteresowana szczegółami wydarzenia. Na koniec samodzielnie oceń, czy przedstawiona wycena jest sensowna, czy może całkowicie oderwana od rzeczywistości.