Koszty zmienne przy organizacji konferencji biznesowej

Planując zorganizowanie konferencji biznesowej zawsze punktem wyjścia powinno być choćby przybliżone określenie budżetu. Musimy przecież wiedzieć, na co możemy sobie pozwolić, po jakie narzędzia sięgnąć i ilu gości zaprosić. Zwykle nie ma z tym problemu, dopóki nie przejdziemy do kwestii kosztów zmiennych. Są to wszystkie wydatki, których nie da się precyzyjnie oszacować na wstępnym etapie organizacji. Przykłady takich kosztów zmiennych wymieniamy w naszym poradniku.

Pakiety konferencyjne

Są niezbędne, aby z jednej strony zapewnić gościom konferencji wszystkie materiały informacyjne, a z drugiej zrobić na nich świetne wrażenie. Pakiety konferencyjne zwykle zawierają agendę, różne materiały powitalne oraz gadżety reklamowe. Trudno od razu oszacować koszt takiego pakietu, ponieważ nie znamy dokładnej liczby uczestników i nie wiemy, jaki rodzaj gadżetu może ich zainteresować. To należy uściślić na późniejszym etapie przygotowań do eventu.

Promocja konferencji

Każda konferencja biznesowa wymaga wypromowania jej w grupie potencjalnych uczestników. Nie zapominajmy, że w obecnych czasach mamy wręcz nadmiar tego typu imprez, dlatego coraz trudniej jest przekonać gości do wzięcia udziału w evencie. Trzeba ich naprawdę zaskoczyć czy zaintrygować, a tego nie da się zrobić bez dobrze zaplanowanej kampanii promocyjnej. Jej koszt jest uzależniony m.in. od wyboru narzędzi marketingowych, dlatego na wstępnym etapie nie da się go precyzyjnie określić.

Honoraria

Siłą każdej konferencji są prelekcje, czyli wystąpienia zaproszonych gości. Najlepiej, aby były to osoby powszechnie znane zaproszonym gościom, branżowe gwiazdy i autorytety. Co oczywiste, ich honoraria potrafią być bardzo wysokie, ale na wstępnym etapie nie jesteśmy w stanie określić skali tych wydatków. Musimy się dokładnie zastanowić, ilu prelegentów zamierzamy zaprosić, co jest też uzależnione od programu i długości konferencji.

Usługi dodatkowe

Mamy tutaj na myśli przede wszystkim usługi świadczone przez podwykonawców, jak firmy cateringowe czy agencje wynajmujące hostessy. Budżet na takie usługi wymaga osobnego zaplanowania, ponieważ ich zakres dobiera się w zależności od programu imprezy, który trzeba najpierw opracować.