Robimy research, czyli co trzeba sprawdzić przed organizacją eventu?

Organizacja eventu, zwłaszcza dużego, to niezła harówka i przynajmniej kilkanaście dni na pełnych obrotach. Zanim jednak przejdziemy do właściwej fazy, musimy bardzo dokładnie przemyśleć kilka kwestii bezpośrednio związanych z samą imprezą. W branży eventowej nazywamy to etapem researchu. Bez niego nie ma mowy o tym, aby przygotować świetny event zgodny z oczekiwaniami klienta i zaproszonych gości. Co zatem koniecznie trzeba sprawdzić, zanim w ogóle zabierzemy się za właściwą organizację imprezy?

Trendy

Nie ma sensu udawać, że agencja eventowa za każdym razem wymyśla własną koncepcję organizacji wydarzenia. Jak w każdej branży także w naszej obowiązują pewne sezonowe trendy, z którymi trzeba być na bieżąco i je podpatrywać. To żadna ujma na honorze, że skorzystamy z czyichś świetnych pomysłów, trochę je zmodyfikujemy i wykorzystamy do przygotowania eventu klienta.

Ważne jest przy tym to, aby modne rozwiązania nie były dokładane „na siłę”, licowały z marką klienta (przykładowo: jeśli jest to marka premium, to pomimo szału na disco polo raczej nikt nie wpadnie na pomysł, by zakontraktować występ gwiazdy tego nurtu) i mieściły się w założonym budżecie.

Trochę socjologii

Chodzi tutaj o to, aby w ramach researchu dokładnie przyjrzeć się uczestnikom imprezy. Klient zawsze informuje, kogo zamierza zaprosić na swój event – czy będą to tylko pracownicy, czy może ważni kontrahenci, władze samorządowe, politycy, duchowni? Jest to o tyle ważne, że atrakcje i całą oprawę eventu koniecznie trzeba dobrać pod kątem oczekiwań uczestników. W przeciwnym razie albo się śmiertelnie wynudzą, albo będą zniesmaczeni, albo po prostu już nigdy więcej nie pojawią się na imprezie promującej tę konkretną markę.

Warunki lokalowe

Bardzo ważny etap. Research nieodłącznie wiąże się ze sprawdzeniem, jakie lokale w okolicy są dostępne we wskazanym przez klienta terminie. Z tego też powodu imprezy firmowej nie wolno planować na ostatnią chwilę, by mieć tutaj jakieś pole manewru. Zdarza się, że teoretycznie znajdujemy świetny obiekt, ale gdy przyjrzymy się kilku szczegółom, to nagle trzeba skreślić go z listy – bo np. istnieją przeszkody architektoniczne, by umieścić w środku niezbędne elementy scenografii.

Specyfika biznesu klienta

W ramach researchu agencja eventowa drobiazgowo analizuje biznes klienta, by lepiej go zrozumieć. Poznaje strukturę klientów, filozofię marki, wartości przedsiębiorstwa i pod tym kątem proponuje rozwiązania, które z jednej strony będą atrakcyjne dla uczestników eventu, a z drugiej nie będą stać w sprzeczności z wizerunkiem klienta.