Czy agencje eventowe korzystają z usług podwykonawców?

Nie ma sensu owijać w bawełnę: oczywiście, że korzystają! Dobrze wiemy, że część klientów patrzy na ten „proceder” krzywym okiem, ale takie są realia naszej branży. Są takie kategorie eventów, które zwyczajnie wymagają zaangażowania ogromnego zespołu pracowników, w tym wysokiej klasy specjalistów świadczących usługi w ramach własnych biznesów. W tym artykule wyjaśniamy, kiedy agencja eventowa korzysta z pomocy podwykonawców i dlaczego nie ma w tym nic złego.

Czasami jest to po prostu konieczne

Od razu warto podkreślić bardzo istotną kwestię: agencje eventowe korzystają z usług podwykonawców tylko wtedy, gdy nie mają innego wyboru. Spójrzmy na to zagadnienie od biznesowej strony. Przecież wynajęcie podwykonawców kosztuje, co oznacza, że zysk agencji będzie mniejszy. Gdyby więc firma odpowiadająca za organizację eventu mogła zająć się wszystkim własnymi siłami, to z pewnością by to zrobiła.

Czasami jednak nie ma takiej możliwości. Przykładowo: otrzymaliśmy zlecenie na organizację zamkniętych targów branżowych. Przewidywana liczba gości wynosi 2000, impreza jest biletowana i ma potrwać 3 dni (w tym dwa wieczory „imprezowe”). W przygotowanie takiego wydarzenia musi być zaangażowanych minimum 50-60 osób.

Na rynku praktycznie nie ma agencji zatrudniających tak liczne zespoły pracowników. Wynika to również z tego, że duże targi organizuje się od czasu do czasu. Gros zleceń stanowią znacznie  mniejsze imprezy, stąd utrzymywanie etatów „na zapas” mija się z celem.

Po jakich podwykonawców najczęściej sięgają agencje eventowe?

Na szczycie listy znajdują się oczywiście firmy cateringowe, z których usług korzysta się przy okazji praktycznie wszystkich eventów (chyba że wyżywienie i obsługę kelnerską zapewnia np. hotel, w którym odbywa się wydarzenie). Trudno przecież oczekiwać, by agencja eventowa zatrudniała własnych kucharzy i kelnerów, prawda?

Chętnie zatrudnianymi podwykonawcami są specjaliści z zakresu techniki scenicznej. Mowa tutaj o firmach zajmujących się wynajmowaniem i montażem scen, nagłośnienia czy oświetlenia. Tutaj zdecydowanie najkorzystniej jest skorzystać z pomocy ekspertów, ponieważ tzw. efekty specjalne „robią” event i w dużej mierze decydują o poziomie zadowolenia jego uczestników.

Inni często wynajmowani podwykonawcy to:

• Ekipy filmowe
• Monterzy instalacji elektrycznych
• Firmy wynajmujące namioty imprezowe
• Konferansjerzy, zespoły muzyczne

To nie jest skaza na honorze agencji!

Zatrudnianie podwykonawców jest normą w branży eventowej i naprawdę nie świadczy to o słabym zapleczu czy niskim profesjonalizmie agencji. Jest wprost przeciwnie. Doświadczone agencje mają grono stałych podwykonawców, którym mogą w 100% zaufać i również dzięki nim zagwarantować klientowi perfekcyjną organizację imprezy.

Znacznie bardziej ryzykowne jest zatrudnienie organizatora, który uparcie twierdzi, że wszystko robi własnymi siłami – w przypadku dużego wydarzenia jest to gotowy przepis na katastrofę.