Planowanie firmowej imprezy bożonarodzeniowej w październiku: dlaczego warto zacząć tak wcześnie?

Wiele firm decyduje się na zorganizowanie imprezy bożonarodzeniowej dla pracowników. Jest to bardzo miły gest, który wpisuje się w politykę budowania wizerunku atrakcyjnego pracodawcy. Większość pracowników chętnie weźmie udział w takiej imprezie, licząc oczywiście na to, że jednym z kluczowych elementów będzie wręczanie prezentów (premii, bonów, kart podarunkowych etc.). Przedsiębiorcy jednak wciąż popełniają ten sam błąd: zbyt późno zabierają się za planowanie imprezy. Tymczasem idealnym momentem na dogranie najważniejszych szczegółów jest październik. Dlaczego? Te argumenty z pewnością Cię przekonają.

Większy wybór lokali

Zwlekanie z organizacją imprezy bożonarodzeniowej do grudnia zwykle kończy się tym, że firma musi zarezerwować dostępny lokal, a nie taki, który spełnia jej potrzeby. W efekcie pracownicy albo gnieżdżą się na ciasnej sali, albo muszą do siebie krzyczeć siedząc przy znacznie oddalonych stołach. Warto pamiętać, że te lokale, które prezentują oczekiwany poziom na gruncie zarówno kuchni, jak i atmosfery i wystroju, bardzo często mają zarezerwowane terminy do końca roku już w okolicach września i października.

Wolne terminy w agencjach eventowych

Jeśli planowana impreza bożonarodzeniowa ma mieć spory rozmach, to rozsądnie będzie powierzyć jej organizację zawodowcom. Profesjonalne agencje eventowe są jednak na tyle rozchwytywane, że późną jesienią, a tym bardziej w grudniu, szanse na wynajęcie polecanej firmy są minimalne. Ponadto nie każda agencja zgodzi się na zorganizowanie eventu „na wariackich papierach”, z np. kilkudniowym terminem realizacji.

Więcej czasu na przemyślenie scenariusza

Bożonarodzeniowa impreza firmowa wcale nie musi być sztampowa i tym samym nudna. Aby realnie wykorzystać ją w strategii kreowania atrakcyjnego wizerunku pracodawcy, warto zadbać o to, by pracownicy poczuli się docenieni. W tym celu trzeba przygotować szczegółowy scenariusz imprezy, postawić na elementy dodatkowe, poza tradycyjnym dzieleniem się opłatkiem i zjedzeniem posiłku. Coraz częściej imprezy bożonarodzeniowe przypominają mini-gale, na które zaprasza się nie tylko pracowników, ale też kluczowych kontrahentów i partnerów biznesowych.

Redukcja kosztów

Sprawa jest prosta: im później zabieramy się za organizację imprezy firmowej, nie tylko bożonarodzeniowej, tym jest ona droższa. Nie ma bowiem pola manewru w zakresie chociażby negocjowania cen wynajmu lokalu czy usługi cateringowej – pisząc obrazowo: trzeba brać to, co jest dostępne i za wiele nie dyskutować. Wczesne planowanie daje tutaj większe możliwości, co pozwala istotnie ograniczyć budżet na organizację imprezy bez eksperymentowania z jakością.