Eventowy backup, czyli zabezpieczamy się na różne wypadki!

Organizacja eventu to spore wyzwanie logistyczne, co oczywiście sprzyja zapominalstwu. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie ze scenariuszem, nie ma problemu i nikt nie zorientuje się, że ktoś czegoś nie dopilnował. Nie żyjemy jednak w idealnym świecie i wypadki chodzą po ludziach, dlatego podstawowym zadaniem event managera jest przygotowanie tzw. eventowego backupu, czyli rzeczy „na czarną godzinę”. Te najważniejsze wymieniamy w naszym poradniku.

Agregat prądotwórczy

Od tego zawsze zaczynamy. Event bez prądu to organizacyjna porażka, dlatego koniecznie trzeba zadbać o awaryjne źródło zasilania. W zależności od „energochłonności” danego wydarzenia, powinien to być co najmniej jeden, a najlepiej kilka agregatów prądotwórczych. Oczywiście nie zapominamy, aby przed imprezą firmową sprawdzić, czy agregaty działają i czy osoba odpowiedzialna za kwestie techniczne potrafi z nich skorzystać.

Zapasowa konsoleta

Konsoleta jest sercem całego nagłośnienia, dlatego zawsze staramy się, aby podczas dużych imprez w zanadrzu mieć zapasowy element – może być znacznie prostszy niż podstawowa konsoleta, ale umożliwiający normalną obsługę dźwiękową eventu. Z doświadczenia wiemy, że awarii konsolety nie da się szybko naprawić, dlatego lepiej nie fundować sobie potężnego stresu związanego z gorączkowym organizowaniem drugiego urządzenia.

Kilka mikrofonów (i duuużo baterii)

Mikrofonów podczas eventu nigdy nie jest za dużo! Gdy jeden odmawia posłuszeństwa, trzeba błyskawicznie zorganizować następny. W przeciwnym razie połowa gości nie usłyszy, co też ze sceny wygłasza prelegent, konferansjer czy gospodarz imprezy. Poza tym taki drobiazg spowoduje, że cały event może zostać odebrany, jako nieprofesjonalnie zorganizowany, co negatywnie odbije się na wizerunku promowanej marki.

Jeśli podczas imprezy używane są mikrofony bezprzewodowe, oczywiście w ramach backupu trzeba przygotować wiele zestawów baterii.

Sporo zgrzewek wody

To na wypadek, gdyby catering nie podołał wyzwaniu lub też goście okazali się być bardziej spragnieni. W magazynie trzeba przygotować jak najwięcej zgrzewek niegazowanej wody mineralnej, bo to „bezpieczny” napój, który można zaserwować gościom w kryzysowej sytuacji – np. gdy zrobi się piekielnie gorąco. Jest to szczególnie ważne w przypadku imprez plenerowych.