Czy imprezę firmową można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Wyjaśniamy!

Tytułowe pytanie bardzo często pojawia się w naszych rozmowach z klientami. Polskie prawo podatkowe jest na tyle skomplikowane, że postanowiliśmy to dokładnie sprawdzić i tym samym nieświadomie nie wprowadzać przedsiębiorców w błąd. Impreza firmowa może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu, ale tylko pod pewnymi warunkami.

Uzasadnienie organizacji imprezy

Co do zasady jest tak, że wszystkie koszty poniesione przez firmę, które mają zostać później odliczone od podatku, muszą mieć związek z prowadzoną działalnością oraz muszą przyczyniać się do uzyskania przychodu przez przedsiębiorstwo. W przypadku organizowania imprezy firmowej istnieje szerokie pole do interpretacji, w związku z czym zdarzało się już, że urzędy skarbowe podważały faktury przedstawione przez przedsiębiorców.

Oczywiście zmotywowani i zintegrowani pracownicy pracują lepiej, a więc organizacja imprezy szkoleniowo-integracyjnej może być jak najbardziej elementem wpływającym na osiągany przez firmę przychód. Jednak to po stronie przedsiębiorcy leży obowiązek udowodnienia, że impreza nie miała wyłącznie charakteru konsumpcyjnego lub rozrywkowego.

Pamiętaj!

Zbieraj wszelką dokumentację, która może potwierdzić biznesowy cel organizacji ekskluzywnej imprezy dla pracowników, np. umowę z firmą szkoleniową.

Koszty reprezentacji

W przypadku imprezy firmowej fiskus może podważyć wydatek i uznać, że przedsiębiorca poniósł koszty reprezentacyjne. Te z kolei nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodu. Będzie tak, jeśli w imprezie wezmą udział osoby spoza firmy. Jak wybrnąć z tej sytuacji?

Najlepiej będzie wyodrębnić koszt poniesiony na organizację imprezy wyłącznie dla pracowników. Jest to możliwe przy skrupulatnym prowadzeniu dokumentacji związanej z wydarzeniem. Jeśli zlecasz organizację imprezy agencji eventowej, to również możesz poprosić o wydzielenie na fakturze kosztu związanego wyłącznie z pracownikami.

Pamiętaj!

Niezależnie od charakteru imprezy, w koszty uzyskania przychodu nie możesz zaliczyć wydatków na alkohol.

Co z podatkiem VAT?

W przypadku czynnych płatników VAT istnieje możliwość odliczenia podatku w całości lub częściowo (w przypadku działalności mieszanej). Warto tutaj jednak zwrócić uwagę na pewną istotną kwestię. Przedsiębiorca nie może odliczyć VAT od usługi gastronomicznej. Z tego także można jednak wybrnąć i to na dwa sposoby:

• Można zamówić usługę cateringową, która w rozumieniu ustawy o VAT nie stanowi usługi gastronomicznej,
• Można kupić całą imprezę dla pracowników, bez wyszczególniania usług gastronomicznych.

Szczególnie korzystne jest to drugie rozwiązanie, ponieważ jeśli na fakturze znajdzie się jedynie pozycja wprost mówiąca o organizacji imprezy firmowej dla pracowników, to przedsiębiorcy będzie przysługiwać prawo do odliczenia VAT. Jak otrzymać taką właśnie fakturę?

Najlepiej skorzystać z pomocy agencji eventowej, która zajmie się całościowo organizacją imprezy i wystawi firmie dokument stanowiący dużą korzyść podatkową. To kolejny argument przemawiający za tym, aby nie organizować imprez na własną rękę tylko zlecić to profesjonalistom.