W czym event firmowy jest podobny do organizacji wesela?

Każdy, komu zdarzyło się wziąć ślub, dobrze wie, że przygotowania do tego ważnego wydarzenia są długie, żmudne, kosztowne, a często też frustrujące. Wymagają przy tym perfekcyjnej organizacji. Dokładnie tak samo jest z eventami firmowymi, z czego przedsiębiorcy czasami nie zdają sobie sprawy. W tym artykule wymieniamy kilka jaskrawych podobieństw między eventem dla firmy a weselem – oczywiście pod kątem organizacyjnym.

Przygotowania zaczynamy wiele miesięcy wcześniej

I nie ma w tym żadnej przesady! Współcześni narzeczeni przyzwyczaili się już do tego, że rezerwację sali weselnej, DJ-a czy nawet kościoła trzeba złożyć z rocznym wyprzedzeniem. Nikogo to już nie dziwi. W przypadku eventów bywa oczywiście inaczej, jednak sugerujemy, aby planowanie imprezy rozpocząć na minimum kilka miesięcy przed jej terminem.

Największy problem stanowi dostępność obiektów. Jeśli event ma się odbyć w popularnym miejscu, np. centrum kongresowym, to tutaj terminy są rezerwowane na wiele miesięcy do przodu. Napięte grafiki mają również dostawcy oświetlenia, nagłośnienia, sceny oraz oczywiście same agencje eventowe. Dlatego nie warto odkładać organizacji na ostatnią chwilę, bo później trzeba będzie iść na różnego rodzaju kompromisy – a tego przecież nie chcemy.

Scenariusz wydarzenia

Współczesne wesela rzadko odbywają się bez z góry ustalonego planu. Narzeczeni (zwłaszcza przyszłe panny młode) lubią mieć wszystko pod kontrolą, dlatego szczegółowo przygotowują scenariusz imprezy. Z eventami firmowymi jest identycznie.

Organizacja wydarzenia na zasadzie „niech się dzieje, co chce” to bardzo zły pomysł. Przygotowania do eventu należy więc zacząć od stworzenia przynajmniej ramowego scenariusza. Bez tego nie ma mowy chociażby o rzetelnym wycenieniu usługi przez agencję eventową.

Lista gości

Event bez gości? To kompletnie bez sensu. W końcu tego typu wydarzenia służą promocji biznesu, dlatego zapraszamy na nie kontrahentów, potencjalnych klientów, a nierzadko także osobistości, które podnoszą rangę wydarzenia (np. lokalne władze). Tworzenie listy gości przypomina wyzwanie, jakie stoi przed narzeczonymi. Tutaj także musimy się kierować zdrowym rozsądkiem, zwłaszcza jeśli ogranicza nas budżet oraz wielkość pomieszczenia.

Lista gości powinna być gotowa na minimum kilka tygodni przed imprezą. Wówczas będziemy mieć dość czasu, by zebrać potwierdzenia i ewentualnie ponaglić niezdecydowanych. Nie można dopuścić do sytuacji, w której zostanie wynajęta sala na np. 200 osób, a event swoją obecnością zaszczyci tylko 50 gości. Będzie to poważny problem wizerunkowy dla organizatora, nie wspominając już o poniesieniu niepotrzebnych kosztów.

Na koniec wspomnijmy o jeszcze jednym podobieństwie. Coraz więcej par decyduje się powierzyć organizację wesela wedding plannerom. Jest to świetny sposób na uniknięcie stresu i zaoszczędzenie ogromnej ilości czasu. Tym samym tropem powinni pójść przedsiębiorcy i skorzystać z usług zawodowych organizatorów eventów. Nie ma lepszej metody na zapewnienie sobie perfekcyjnego dopięcia wydarzenia. I to na ostatni guzik.