Event otwarcia: jak go dobrze zaplanować?

Event otwarcia to bardzo ważne wydarzenie, które – jak sama nazwa wskazuje – organizujemy w związku z otwarciem jakiegoś obiektu. Najczęściej jest to nowa linia produkcyjna, nowy magazyn, siedziba firmy, salon samochodowy czy obiekt użyteczności publicznej. Taka impreza zawsze przyciąga mnóstwo gości i jest świetną okazją do wzmocnienia wizerunku właściciela obiektu. Jak zatem dobrze zaplanować event otwarcia?

Wczesna promocja

Aby event otwarcia okazał się sukcesem, należy na niego zaprosić jak najwięcej osób z tzw. świecznika. Zwykle nie ma z tym problemu, o ile zadbamy o wczesne wypromowanie wydarzenia. Tutaj najlepiej sprawdza się system imiennych zaproszeń wysyłanych np. do lokalnych władz i przedstawicieli top biznesu.

Warto oczywiście zadbać o promocję medialną. W tym celu należy zainwestować w zapowiedzi wydarzenia, np. w formie reklam drukowanych w gazetach czy rozwieszanych w przestrzeni publicznej (świetnie sprawdzą się chociażby citylighty).

Jeśli dysponujemy większym budżetem, dobrym pomysłem będzie wykupienie reklam w lokalnym radiu czy regionalnej telewizji. Celem jest nie tylko zagwarantowanie sobie rozgłosu, ale też podniesie prestiżu wydarzenia, co na pewno wpłynie na decyzję o przyjęciu zaproszenia przez najbardziej wartościowych gości.

Konferencja prasowa

Sam event otwarcia jest imprezą mocno ograniczoną czasowo. Aby podtrzymać efekt zainteresowania wydarzeniem, a tym samym nową inwestycją, na pewno warto zaangażować do tego media. Lokalne radio, telewizja, gazeta czy portal internetowy mogą zamieścić krótkie wzmianki lub wręcz obszerne zapowiedzi wydarzenia, co natychmiast wypromuje markę właściciela obiektu.

Najlepszym pomysłem będzie zorganizowanie konferencji prasowej poprzedzającej otwarcie. Aby skusić przedstawicieli mediów, należy zadbać o przygotowanie atrakcyjnej notatki z zaproszeniem. Wymieniamy w niej najważniejsze korzyści dla lokalnej społeczności, jakie płyną z otwarcia obiektu – chociażby zwiększenie zatrudnienia.

„Mocne” nazwisko w zapowiedzi

Event otwarcia z założenia jest prestiżową imprezą, na której organizacji nie warto przesadnie oszczędzać. Aby zwiększyć zainteresowanie wydarzeniem i przyciągnąć gości, na których nam najbardziej zależy, dobrze będzie zainwestować w jakieś powszechnie znane nazwisko. Może to być chociażby aktor czy artysta sceniczny, który wcieli się w rolę konferansjera. Należy również zadbać o atrakcyjną część artystyczną, której kluczowym elementem będzie np. występ znanej grupy muzycznej czy kabaretowej.

Pozostałe kwestie związane z przygotowaniem eventu otwarcia są typowe dla każdej większej imprezy. Konieczne jest określenie liczby gości, zadbanie o całe zaplecze eventu oraz stworzenie strategii prezentacji elementów identyfikujących właściciela inwestycji. Pamiętajmy również, aby każdy uczestnik wydarzenia wyszedł z niego z jakimś upominkiem, co niezawodnie zwiększa poziom satysfakcji z udziału w imprezie.