Timing, czyli kilka słów o dobrym rozplanowaniu eventu w czasie

Decyzja o zorganizowaniu eventu firmowego nie powinna być podejmowana ad hoc. Trzeba ją bardzo dokładnie przemyśleć, a następnie ułożyć szczegółowy plan imprezy. To wszystko wymaga czasu, którego jak zawsze brakuje. Nasze doświadczenie pokazuje, jak ogromny wpływ na to, czy event będzie udany, ma tzw. timing, czyli dobre wyczucie czasu i pilnowanie terminów. Przykłady sytuacji, w których jest to wręcz nieodzowne wymieniamy w naszym poradniku.

Rezerwacja obiektu

Tutaj timing jest kluczowy! W szczególności, gdy zależy nam na wynajęciu konkretnego, bardzo popularnego obiektu – na przykład największej hali sportowej w mieście. Tutaj decyzja musi zapaść szybko, aby nikt nas nie ubiegł. Koniecznie trzeba mieć wszystkie ustalenia na piśmie i potwierdzenie od zarządcy obiektu, że faktycznie jest on zarezerwowany dla nas w danym terminie.

Współpraca z podwykonawcami

Jeśli coś ma nawalić podczas organizacji eventu, to niemal na pewno będzie to podwykonawca… Takie życie. Doświadczony event manager musi przewidywać podobne sytuacje i zawsze stworzyć bufor czasowy, który pozwoli nadrobić ewentualne zaległości po stronie nierzetelnego podwykonawcy. Złotą zasadą w naszej branży jest również umawianie się z podwykonawcami nie na ostatnią chwilę, ale na kilka godzin przed faktycznym deadlinem.

Gadżety reklamowe

Są bardzo fajnym dodatkiem do eventu, mogą stanowić atrakcyjną pamiątkę dla jego uczestników, ale najpierw trzeba je mieć. Tymczasem zamówienie i dostarczenie gadżetów reklamowych może trochę potrwać. Nigdy nie należy zakładać, że producent przygotuje partię gadżetów od ręki – w gorącym okresie może mu to zająć znacznie więcej czasu i trzeba to przewidzieć. Dlatego gadżety zawsze zamawiamy z odpowiednim wyprzedzeniem i cieszymy się z nich dopiero, gdy są fizycznie do naszej dyspozycji.

Wydruki i inne materiały promocyjne

Każdy event wymaga promocji, ponieważ dziś konkurencja jest już tak duża, że naprawdę trudno byłoby zagwarantować sobie wysoką frekwencję wyłącznie dobrym programem czy świetną organizacją. Trzeba również sięgnąć po narzędzia marketingowe, takie jak chociażby materiały drukowane. Tutaj mamy do czynienia z analogiczną sytuacją, jak w przypadku gadżetów – zawsze zostawiamy sobie bufor czasowy, aby nie zaliczyć falstartu. Materiały marketingowe zamawiamy z minimum 3-4 tygodniowym wyprzedzeniem.