Prawo Murphy’ego, czyli chleb powszedni organizatorów eventów

Mogłoby się wydawać, że organizacja eventu jest świetnym doświadczeniem. Raz, że dostarcza mnóstwa emocji i adrenaliny. Dwa, że pozwala dać upust swojej kreatywności. Trzy, że klienci czasami potrafią docenić efekt dobrze wykonanej roboty. To jedna strona medalu. Druga jest nieco mniej efektowna, o czym przekonała się chyba większość agencji eventowych w naszym kraju. Niedołączonym elementem naszej branży jest zmaganie się ze słynnym prawem Murphy’ego. O co chodzi? Wyjaśniamy w dzisiejszym wpisie.

Jak coś ma się stać, to na pewno się stanie

Na pewno słyszałeś o prawie Murphy’ego i prawdopodobnie sam wielokrotnie padłeś ofiarą jego regularności. Agencje eventowe mają to na co dzień. Organizacja wydarzenia, zwłaszcza o dużej skali, to skomplikowany proces wymagający olbrzymiej precyzji. Wystarczy, że jeden element wypadnie z układanki, a wszystko zacznie się sypać. Przesadzamy? Wcale nie!

Wyobraź sobie prostą sytuację. Mamy do zorganizowania event z okazji jubileuszu obecności na rynku lokalnego dilera samochodowego. Główną atrakcją wieczoru ma być prezentacja najnowszego modelu auta. Wszystko zostało dopięte na ostatni guzik, impreza jest świetnie zaplanowana i powinna wzbudzić zachwyt uczestników. Tymczasem rano, na kilka godzin przed rozpoczęciem eventu, okazuje się, że wspomniane auto nie dotrze… I co tu teraz zrobić? Z takimi dylematami mamy do czynienia nadspodziewanie często.

Agencja nie może się tłumaczyć prawem Murphy’ego

Klienta przecież to nie interesuje. Wynajął profesjonalistów, bo chce mieć świetny event, który przyniesie mu wymierne korzyści. To na naszych barkach spoczywa odpowiedzialność nie tylko za sprawną organizację, ale też rozwiązywanie problemów – nawet tych z gatunku mission impossible.

Gdy zdaje się, że jesteśmy w sytuacji bez wyjścia, agencja eventowa powinna wspiąć się na szczyty swoich umiejętności. Właśnie w takich momentach można poznać, czy mamy do czynienia z profesjonalistami, czy amatorami. Freddy Mercury śpiewał, że „Show must go on” i te słowa są wyrocznią dla event managera.

Nie ma możliwości, aby event się nie odbył, bo coś nie zagrało. Nawet misterny plan musi przewidywać sytuacje awaryjne. Klienci nie zawsze zdają sobie z tego sprawę, dlatego warto to podkreślić: agencja bierze pieniądze przede wszystkim za to, że choćby się waliło i paliło, impreza musi dojść do skutku (oczywiście poza naprawdę ekstremalnymi sytuacjami).

Testowanie prawa Murphy’ego na własnej skórze jest nierozsądne

Zdarza się, że negocjujemy z klientem stawkę za organizację wydarzenia, po czym z jego ust pada szczere wyzwanie: „To ja sobie zrobię tę imprezę we własnym zakresie.” Oczywiście nie możemy nikogo zmusić do skorzystania z naszych usług. Musimy natomiast uświadamiać klientów, że taka decyzja jest bardzo ryzykowna.

Doświadczona agencja eventowa dobrze wie, jak reagować na nieprzewidziane sytuacje, jak wychodzić z nawet największych opresji i nie dać gościom odczuć, że w scenariuszu zaszły istotne zmiany. Ktoś, kto nigdy nie organizował dużego wydarzenia, nie ma o tym pojęcia. W jego przypadku prawo Murphy’ego zadziała bezlitośnie i bardzo boleśnie.