Sygnały, które niezawodnie świadczą o tym, że event skończy się klapą

Organizacja eventu, zwłaszcza dużego, to – przepraszamy za kolokwializm – niezła orka. Nieprzypadkowo na rynku działają agencje eventowe specjalizujące się w przygotowywaniu i obsłudze takich wydarzeń. W końcu gdyby było to takie proste, jak się powszechnie uważa, to nasza oferta nie miałaby żadnego sensu. Mimo to wiele osób, a zwłaszcza przedsiębiorców, porywa się z motyką na słońce i podejmuje próbę organizacji eventu na własną rękę. Jeśli jesteś właśnie w takiej sytuacji, to zachęcamy Cię do zwracania bacznej uwagi na sygnały świadczące o tym, że event na pewno skończy się klapą.

Mało kto potwierdza udział

Jeśli w zaproszeniach wyraźnie prosisz o potwierdzenie udziału w evencie, a mimo to pojawiły się tylko nieliczne telefony i maile, zacznij się martwić. W takiej sytuacji musisz we własnym zakresie skontaktować się z odbiorcami zaproszeń i zapytać, czy się pojawią. Jeśli zaczną kluczyć lub wprost odmawiać, to wiesz już, że coś tu ewidentnie nie gra, a eventowi grozi spektakularna, frekwencyjna klapa.

Dużo dziur w scenariuszu

Dziury to okresy, w których nic się nie dzieje – nie ma żadnych animacji, nikt nie przemawia ze sceny, a jedyną rozrywką dla gości eventu jest prowadzenie kuluarowych rozmów. Oczywiście, podczas każdej imprezy przyda się kilka chwil wytchnienia, ale nie może być tak, że scenariusz wielogodzinnego eventu zakłada tylko kilkunastominutową aktywność sceniczną. Efektem będzie znudzenie gości, którzy po prostu zaczną opuszczać teren imprezy (i w przyszłości dwa razy się zastanowią, zanim skorzystają z Twojego zaproszenia).

Problemy z dostawcami mediów

Są zupełnie normalne, ale mogą dosłownie przygnieść osobę, która nie ma doświadczenia w organizacji eventów. Jeśli w krótkim czasie zaczną się piętrzyć trudności ze strony np. dostawcy Internetu, prądu, nagłośnienia, sceny i cateringu, to uwierz na słowo – wpadniesz w popłoch. Będzie Ci bardzo trudno zapanować nad tym chaosem, co oczywiście drastycznie zwiększy ryzyko, że event skończy się klapą.

Brak wyjątkowego elementu

Wybór eventów firmowych jest tak ogromny, że zaproszeni goście mogą dosłownie przebierać w ofertach. Nie możesz więc funkcjonować w oderwaniu od konkurencji. Koniecznie znajdź taki element, który wyróżni Twój event i sprawi, że każdy nabierze ochoty, by się na nim pojawić. Nie masz niczego takiego? W takim razie szykuj się na spektakularną porażkę. Sztampa nikogo dziś nie interesuje, bo szkoda marnować na nią czas. Twój event tak właśnie zostanie odebrany.

Jeśli zachowasz czujność i zareagujesz na te sygnały, to jeszcze zdążysz skorzystać z pomocy profesjonalnej agencji eventowej. Na kilka dni przed imprezą będzie już na to za późno. Pamiętaj, że nieudany event to poważna rysa na wizerunku marki. Czy naprawdę chcesz podjąć takie ryzyko?