Próba generalna: nieodłączny element organizacji eventu

Organizując jakikolwiek event, szczególnie biznesowy, trzeba zadbać, aby wszystko było zapięte na ostatni guzik. Nawet drobne niedopatrzenie może przecież wpłynąć na to, że uczestnicy przestaną zwracać uwagę na istotę imprezy, a skupią się na drażniących szczegółach. W celu zminimalizowania ryzyka wpadki zawsze należy przeprowadzić próbę generalną. Na czym ona właściwie polega? Co podczas niej sprawdzamy? Tego dowiesz się z naszego poradnika.

Wcielenie się w rolę gościa

Może się to wydawać dość zabawne, ale profesjonalny organizator eventów przed rozpoczęciem imprezy musi wejść w rolę aktorską i wyobrazić sobie siebie, jako gościa zaproszonego na dany event. Spojrzenie na salę, lobby, szatnię, łazienki i wszelkie inne elementy oczami uczestnika pozwala wychwycić drobiazgi, które potencjalnie mogą wpłynąć na obniżenie oceny eventu.

Sprawdzamy technikę

Próba generalna jest ostatnim momentem na to, aby wprowadzić jeszcze jakieś zmiany w infrastrukturze technicznej. W szczególności chodzi tutaj o nagłośnienie, oświetlenie i zabezpieczenie sceny. Na tym etapie możemy wychwycić różne drobne problemy, które zawsze występują, gdy organizuje się imprezę w pośpiechu. Nie działa mikrofon? Jedna z kolumn charczy? Światło oślepia konferansjera? Teraz jest czas, aby jeszcze temu wszystkiemu zaradzić i uniknąć wstydliwej wpadki już w trakcie eventu.

Scenariusz

Podczas próby generalnej szybko przechodzimy przez kolejne punkty scenariusza, aby upewnić się, że mogą one zostać zrealizowane. Nie można dopuścić do sytuacji, w której na przykład mamy zaplanowany występ gwiazdy, ale zapomnieliśmy wydzielić stanowisko dla ekipy dźwiękowej i oświetleniowej. Każdy punkt programu musi zostać omówiony i zweryfikowany pod kątem dostępności przedmiotów niezbędnych do jego zrealizowania.

Łazienki

Nie ma próby generalnej przed eventem bez wizyty w toaletach. Event manager oraz jego podwładni muszą sprawdzić działanie spłuczek, drożność ubikacji, czystość sanitariatów, zapas papieru toaletowego i mydła. Choć wydaje się to śmieszne, to nawet takie szczegóły mogą zaważyć na tym, że uczestnicy imprezy wyjdą z niej zadowoleni lub wprost przeciwnie – zażenowani.