Czy da się zorganizować event firmowy bez pomocy agencji? Tak, ale…

Rolą przedsiębiorcy jest takie prowadzenie biznesu, ale optymalizować koszty i maksymalizować zyski. W polskich warunkach słowo „optymalizacja” jest bardzo często mylone z oszczędzaniem na wszystkich, na czym tylko się da. Obserwujemy to również w branży eventowej. Mnóstwo firm wychodzi z założenia, że organizacja eventu to nic trudnego i podejmuje się tego bez pomocy profesjonalnej agencji eventowej. Owszem, jest to możliwe, ale trzeba się liczyć z poważnymi konsekwencjami. Co może pójść nie tak?

Chaos

Organizując event firmowy bez pomocy profesjonalistów można się spodziewać chaosu. To trochę tak, jak z samodzielną naprawą silnika samochodu. Musi minąć sporo czasu, zanim osoba bez doświadczenia i wiedzy zorientuje się, o co w tym wszystkim chodzi. „Po drodze” zmarnuje materiał, popełni mnóstwo błędów, a efekt i tak może być daleki od zamierzonego. Chaos rodzi frustrację, zniechęcenie i obawy o to, czy impreza w ogóle się odbędzie, a jeśli tak, to czy nie przyniesie firmie wstydu. Z doświadczenia wiemy, że bardzo ambitni przedsiębiorcy szybko zaczynają żałować, że nie skorzystali od razu z pomocy specjalistów.

Skrajne zmęczenie pracowników

Event sam się nie zorganizuje. Obowiązek dopilnowania setek rzeczy związanych z imprezą spada na pracowników firmy – najczęściej marketingowców i sekretarkę. Osoby niemające w tym żadnego doświadczenia muszą tracić dużo czasu na zapoznanie się z poszczególnymi zagadnieniami dotyczącymi organizacji eventów. Muszą nawiązać nowe kontakty, wykazać się talentami logistycznymi, choć niekoniecznie je posiadają. To skutkuje zmęczeniem, frustracją, pracą w nadgodzinach, za którą trzeba przecież zapłacić.

Niekontrolowany wzrost kosztów

Już teraz możemy Cię zapewnić, że organizując event firmowy samodzielnie przekroczysz wstępnie założony budżet. Wynika to z braku doświadczenia i wiedzy na temat branżowych realiów. Nie znasz cen, nie wiesz, jak daleko możesz się posunąć w negocjacjach, a na końcu w chwili desperacji i tak zapłacisz każde pieniądze, byle tylko jakaś firma zgodziła się dopiąć „rozgrzebaną” imprezę. Jeśli nie lubisz marnować pieniędzy, to porzuć pomysł samodzielnego organizowania eventu firmowego.

Zaniedbanie biznesu

Organizowanie eventu jest szalenie czasochłonne. Ty i wyznaczeni pracownicy poświęcicie się temu bez reszty, co oczywiście spowoduje, że nie będziecie już mieć ani energii, ani czasu, by zająć się sprawami bezpośrednio związanymi z prowadzoną działalnością. Zastanów się, czy aby na pewno stać Cię na takie zaniedbania.