Idealnie zorganizowany event. Co może pójść nie tak? Typowe sytuacje

Zgodnie z prawem Murphy’ego, jeśli coś ma się zepsuć, to z pewnością tak się stanie. Nie wszyscy w to wierzą, ale organizatorzy eventów z pewnością nie należą do tej grupy. W naszej branży sytuacje kryzysowe są na porządku dziennym. Zadaniem event managera jest zapięcie wydarzenia na ostatni guzik, czyli perfekcyjna organizacja. Zdarza się jednak, że nawet to nie wystarczy. Prezentujemy typowe zdarzenia, które potrafią solidnie podważyć fundament idealnie zaplanowanego eventu.

Brak prądu

Norma. Wszystko zostało wcześniej ustalone, zarządca budynku zapewnił, że instalacja prądowa posiada odpowiednie zabezpieczenia, ale po podłączeniu elementów sceny i kilku innych gadżetów nagle nastaje ciemność. Pół biedy, jeśli to tylko korki. Gorzej, gdy doszło do poważniejszej awarii, której usunięcie leży w gestii pogotowia energetycznego. To, jak wiadomo, rzadko się spieszy. Pojawiają się nerwy, stres rośnie w zastraszającym tempie.

Właśnie dlatego eventu nie wolno organizować na ostatnią chwilę. Agencja zajmująca się przygotowaniem imprezy musi przeprowadzić wielokrotne próby, aby mieć 99% pewności, że wszystko się uda. Ten 1% zostawiamy sobie na przypadki losowe, których po prostu nie da się przewidzieć.

Kłopoty z podwykonawcami

Każda agencja eventowa ma sprawdzonych podwykonawców, z których usług korzysta przy okazji organizowanych przez siebie wydarzeń. Może się jednak zdarzyć, że jakaś firma akurat ma zajęty termin lub z przyczyn losowych nie zaoferuje swoich usług. Wówczas trzeba kombinować i szukać innych podwykonawców. To zawsze loteria. Nie można mieć pewności, że firma cateringowa zjawi się na czas, a jakość potraw będzie zgodna z jej szumnymi zapowiedziami.

Najwięcej nerwów jest natomiast w przypadku firm scenicznych. Wiele z nich ma specyficzne podejście do swoich obowiązków, a przede wszystkim względne poczucie czasu. My chcemy, aby scena była rozstawiona na 5 godzin przed eventem, jednak podwykonawca ma na ten temat inne zdanie i zjawia się z trzygodzinnym spóźnieniem. „Pani się nie martwi, zdążymy” – klasyczne gadanie, które doprowadza do pasji każdego profesjonalnego event managera.

Nieprzewidywalne zachowanie gości

Ludzie są tylko ludźmi, a w dużym gronie zaproszonych gości zawsze znajdą się osoby, które niekoniecznie prezentują wysoką kulturę osobistą. Nagminnie zdarzają się podpici uczestnicy – dlatego naszym klientom zawsze doradzamy rezygnację z serwowania mocnych alkoholi.

Niektórzy goście lubią się też chwalić swoimi rzekomymi talentami. Potrafią wchodzić na zaplecze, przepinać przewody, wyrywać mikrofon prowadzącemu („Pozdrawiam firmę XXX i liczę na podwyżkę!”) czy przestawiać dekoracje. Życie event managera jest pełne niespodzianek.

Nawet idealna organizacja i perfekcyjny plan nie gwarantują więc, że event będzie doskonały. Kluczem jest jednak, aby uczestnicy i klient się w tym nie zorientowali. To już zadanie dla agencji, która musi umieć gasić pożary – czasami pojawiające się w najmniej oczekiwanych miejscach.