Odwołany event: co z biletami?

Ten temat należy do tych, które najmocniej rozpalają całą branżę eventową – nie tylko w naszym kraju. Organizatorzy biletowanych imprez nie dość, że muszą nieźle się nakombinować ze znalezieniem dla nich nowych terminów (oczywiście w związku z pandemią koronawirusa), to jeszcze stoją przed poważnym problemem masowych zwrotów wejściówek. Istnieją jednak sposoby na to,  aby zniechęcić posiadaczy biletów do odstępowania od umowy i skłonić ich do tego, by jednak cierpliwie poczekali na imprezę w nowym terminie. Kilka ciekawych rozwiązań podajemy w naszym poradniku.

Bonusy

Zaczniemy od najbardziej oczywistej, a przy tym bardzo skutecznej formy „motywacji”. Zawsze trzeba brać pod uwagę fakt, iż spora część posiadaczy biletów na wydarzenie nie będzie chciała ich zwrócić z powodu np. problemów finansowych, ale ogólnego zniechęcenia się. Można to oczywiście zrozumieć – jeśli ktoś czekał na np. koncert pół roku i teraz organizator mówi mu, że ma poczekać jeszcze kolejny rok, to taka informacja działa mocno demobilizująco. Dokładając jakiś bonus do rezerwacji, chociażby bezpłatny „upgrade” do lepszego sektora czy pakiet cateringowy, można realnie ograniczyć masowe zwroty biletów.

Elastyczność

Żadnemu organizatorowi biletowanych wydarzeń nie zależy na tym, aby uczestnicy zaczęli zwracać wejściówki z żądaniem oddania pieniędzy (choć mają oczywiście do tego prawo). Ratunkiem dla agencji eventowych i koncertowych jest zachowanie zebranej wcześniej gotówki. Jeśli klient nie ma już ochoty brać udziału w przełożonym wydarzeniu, wówczas dobrym pomysłem będzie wykazanie się elastycznością i zaproponowanie np. vouchera o wartości wcześniejszej wpłaty. Dzięki temu klient będzie mógł wybrać sobie inną imprezę w odpowiadającym mu terminie.

Rabat na kolejną imprezę

System rabatów zawsze się sprawdza i nie inaczej jest w branży eventowej. Oferując posiadaczom biletów upust w wysokości np. 10% wartości kolejnego biletu w zamian za niezwracanie obecnej wejściówki, można skutecznie zahamować masowe tzw. „refundy”. Lepiej jest przecież ograniczyć przyszły zarobek, ale jednocześnie uniknąć katastrofy finansowej, która może skończyć się bankructwem organizatora.

Bezpośredni kontakt

Niezależnie od tego, co jest powodem odwołania imprezy, zawsze należy wyjść frontem do klienta, nie chować głowy w piasek i nie udawać, że problemu nie ma. Część posiadaczy biletów będzie chciała je zwrócić tylko dlatego, że obawiają się np. wykiwania ich przez organizatora. Dobrze więc będzie uprzedzić fakty, osobiście (przez pracowników) skontaktować się z każdym z klientów, możliwie szczegółowo wyjaśnić całą sytuację i zaoferować rozwiązanie, które będzie korzystne dla obu stron. Taka postawa może zaprocentować tym, że część posiadaczy wejściówek jednak je zachowa.