Na czym by tu zaoszczędzić, czyli pomysły na obniżenie kosztu eventu firmowego

Organizacja eventu firmowego jest nie tylko dużą szansą na zwiększenie rozpoznawalności marki i inwestycją w jej prestiż. To także spory wydatek, co może stanowić problem dla niejednego przedsiębiorstwa. Nic zatem dziwnego, że gros firm planujących taką imprezę od początku stara się szukać oszczędności, by ostatecznie dopiąć założony budżet. Na szczęście są takie elementy eventu firmowego, na których śmiało można nieco zaoszczędzić. Kilka pomysłów podajemy w naszym poradniku.

Termin

Tutaj mamy największe pole do popisu, ponieważ termin wydarzenia w ogromnej mierze determinuje koszt jego organizacji. Jak wiadomo, w branża eventowa jest mocno sezonowa. Oznacza to, że w konkretnych okresach w roku ceny np. wynajmu sali bankietowej, obiektu konferencyjnego czy hali są znacznie wyższe niż w innych. Jeśli więc firma chce mocno ograniczyć koszty, powinna rozważyć zorganizowanie imprezy w okresie wiosenno-letnim, kiedy to właściwie jedyną konkurencją są wesela. Zapotrzebowanie na imprezy firmowe zaczyna rosnąć wczesną jesienią.

Event „na spółkę”

Bardzo dobry pomysł, o ile nie przeszkadza nam, że w jednym budynku zostaną zorganizowane dwie imprezy promujące różne przedsiębiorstwa. W Polsce jest mnóstwo obiektów, które z uwagi na sporą kubaturę rzadko są zajmowane w całości przez jednego organizatora. Można więc rozejrzeć się za np. hotelami, w których w wybranym terminie mają się już odbyć jakieś imprezy i zapytać o możliwość wydzielenia mniejszej przestrzeni dla konkretnej firmy.

Uwaga!

Nie polecamy tego sposobu, jeśli event firmowy ma charakter czysto wizerunkowy, a nie towarzyski.

Catering

Nie namawiamy oczywiście do eksperymentowania z jakością cateringu. Dobrym sposobem na ograniczenie wydatków może być jednak zrezygnowanie z tradycyjnych posiłków na rzecz chociażby modnych i praktycznych tzw. finger food. Takie przekąski świetnie sprawdzają się podczas bankietów.

Obsługa eventu

Jeśli impreza ma mieć dość kameralny charakter, to nie trzeba się silić na wynajmowanie hostess. Ich obowiązki spokojnie mogą przejąć oddelegowani pracownicy firmy, którzy np. wskażą zaproszonym gościom drogę do szatni, będą nadzorować pracę kelnerów czy DJ-a.

Oprawa muzyczna

Pewnie, że świetnie byłoby zaprosić na event firmowy jakąś muzyczną gwiazdę. Problem w tym, że jej wynagrodzenie może nawet podwoić wcześniej założony budżet. Jeśli firma nie może sobie pozwolić na przesadny wydatek, to nie ma sensu upierać się przy zapraszaniu gwiazd. Fajną oprawę muzyczną zapewnią też zawodowe, nieznane szerzej zespoły czy utalentowany DJ. Zaoszczędzone środki można natomiast przeznaczyć chociażby na dodatkowe atrakcje dla gości.