Za co właściwie płacisz agencji eventowej?

Wielu polskich przedsiębiorców jest święcie przekonanych, że organizacja eventu firmowego to łatwizna. Nie warto więc „marnować pieniędzy” na zatrudnianie profesjonalnej agencji eventowej. Zaproszeniami zajmie się pani Krysia z sekretariatu, wynajem hotelu wynegocjuje pan Zbyszek z handlu, a pan Mirek z logistyki załatwi autokar i po sprawie. Owszem, można tak podejść do sprawy i nie jest wcale powiedziane, że taki event się nie uda. Warto natomiast wiedzieć, że agencji eventowej nie płaci się tylko za zastąpienie pani Krysi, pana Zbyszka i pana Mirka. Zakres odpowiedzialności agencji jest znacznie szerszy. 

Rozwiązywanie masy problemów

Każdy, nawet niewielki event, niesie ze sobą ryzyko wystąpienia konkretnych, powtarzających się problemów. A to wszystkie hotele w okolicy mają już zajęte terminy, a to firma cateringowa na tydzień przed imprezą stwierdziła, że ona jednak nie da sobie rady z obsługą wydarzenia, a to DJ zachorował, a to konferansjer złamał nogę. Uwierz – jest to bardzo stresujące.

Mając za plecami agencję eventową nie musisz się tym wszystkim przejmować. Płacisz za to, aby nie wiedzieć o tych problemach – oczekujesz wyłącznie efektu. Profesjonaliści mają jeden cel: klient i jego goście muszą być zadowoleni. Metody pozostają słodką tajemnicą agencji.

Gaszenie pożarów

Te wybuchną na pewno – pytanie tylko: kiedy i gdzie? Podczas eventu może się zdarzyć dosłownie wszystko. O kilku potencjalnych zagrożeniach przeczytasz w TYM artykule. Wyobraź sobie jednak, że wydarzenia nie obsługuje agencja. Nagle gaśnie światło, ktoś zapycha jedyną dostępną toaletę, połowa nagłośnienia nie działa, a goście ziewają, bo program jest niesamowicie nudny. Co zrobisz? Najpewniej zaczniesz panikować – pani Krysia tym bardziej.

Agencji płacisz więc za to, aby gasiła pożary – najlepiej bez Twojej wiedzy i w taki sposób, aby nikt z uczestników nie wyczuł dymu.

Negocjowanie cen

Uwierz, że nikt nie wynegocjuje równie dobrych cen za poszczególne usługi, jak doświadczona agencja eventowa. Soluma Event współpracuje ze sprawdzonymi podwykonawcami od wielu lat i po prostu mamy u nich najlepsze stawki. Podobnie jest z naszą konkurencją.

Paradoksalnie więc wynajęcie agencji eventowej może się okazać świetnym sposobem na ograniczenie kosztów organizacji wydarzenia. Zwłaszcza, że masz wówczas gwarancję stworzenia realnego kosztorysu, który nie zostanie niepotrzebnie (czy bez Twojej zgody) podwyższony.

Przede wszystkim jednak płacisz za pomysły i doświadczenie. Są to elementy bezcenne, które docenisz dopiero w momencie otrzymania gratulacji od bardzo zadowolonych uczestników wydarzenia.