Kogo i dlaczego warto zatrudnić do obsługi eventu?

Eventy mają wiele twarzy. Są to zarówno wielkie konferencje, jak i małe szkolenia, warsztaty, panele dyskusyjne, wydarzenia czysto komercyjne i charytatywne, gale firmowe oraz śniadania biznesowe. Celem takiej imprezy zwykle jest zwiększenie zasięgu marki, która stoi za tym całym „bałaganem”. Event, nawet skromny, to zawsze prawdziwy poligon organizacyjny, na którym nietrudno wejść na minę. Dlatego nie warto tego robić samodzielnie, szczególnie jeśli nie ma się doświadczenia. Nie chcesz agencji eventowej? Rozumiemy. Rozważ jednak przynajmniej zatrudnienie kilku osób, które naprawdę przyczynią się do sukcesu wydarzenia.

Animator

Będzie niezbędny, jeśli w evencie mają wziąć udział także dzieci. Profesjonalny animator zadba o to, by maluchy nie przeszkadzały rodzicom i pozwoliły im skupić się na temacie wydarzenia. Animator może jednak także zorganizować czas dorosłym. Wszystko zależy od charakteru imprezy. Jeśli jest to typowe spotkanie towarzyskie, animacje mogą zapewnić gościom rozrywkę. Koszt wynajęcia fachowca nie jest wysoki, a przynajmniej odpadnie Ci obowiązek troszczenia się o dobry humor wszystkich uczestników.

Konferansjer

Niezastąpiony na eventach o charakterze gali czy pokazu. Dobry konferansjer to niemal połowa sukcesu takiego wydarzenia. Potrafi błysnąć inteligentnym żartem, dba o przyjemną atmosferę na widowni, uatrakcyjnia prezentację produktów. Ponadto konferansjer może znacząco przyczynić się do zwiększenia frekwencji. W jaki sposób? Wystarczy, że będzie to znana twarz, której nazwisko pojawi się w materiałach promujących wydarzenie. Zdradzimy Ci, że do wynajęcia są niemal wszyscy celebryci z tzw. show biznesu i dziennikarstwa. To „tylko” kwestia ceny.

Moderator

Rolą moderatora jest prowadzenie panelu dyskusyjnego, który stanowi elementarną część konferencji, sympozjum czy warsztatów. Dobry moderator dba o to, by każdy mógł zabrać głos w dyskusji, ale jednocześnie nie przedłużał niepotrzebnie wydarzenia. Dobry fachowiec ma ogromny wpływ na poziom zainteresowania uczestników całym wydarzeniem. Powinien mieć wiedzę w temacie, ale przede wszystkim posiadać umiejętności oratorskie i odpowiednią prezencję.

Hostessy

Poświęciliśmy im osobny wpis na naszym blogu - warto do niego zajrzeć. Rolą hostess jest nie tylko uatrakcyjnienie wydarzenia, ale też usprawnienie komunikacji, rozdawanie materiałów promocyjnych i ogólne robienie dobrego wrażenia. Oczywiście mogą to być zarówno kobiety, jak i mężczyźni – nie bądźmy szowinistami.

Najczęściej niezbędne okazuje się też wynajęcie firmy cateringowej, która zadba o stronę gastronomiczną wydarzenia (bardzo ważną!). Wsparcie tych osób czy firm będzie Ci niezbędne do zorganizowania naprawdę udanego eventu. Dzięki nim będziesz mieć pewność, że wydarzenie miało profesjonalny charakter, co jest kluczowe ze względów wizerunkowych.