Cena to nie wszystko. Czym powinien się wyróżniać dobry hotel na konferencję?

Konferencje o charakterze biznesowym i naukowym to podstawowe narzędzie event marketingu. Firmy wykorzystują je przede wszystkim po to, aby umocnić swój profesjonalny wizerunek, pochwalić się merytorycznym zapleczem i zyskać nowe kontakty branżowe. Idealnym miejscem na organizację konferencji jest oczywiście dobry hotel, ale co kryje się pod słowem „dobry”? Jakie kryteria, z punktu widzenia firmy, powinien spełniać taki obiekt? Podpowiadamy.

Kilka sal konferencyjnych

Z doświadczenia damy Ci dobrą radę: nie ulegaj złudzeniu hasła „duża sala konferencyjna”. Nawet jeśli hotel rzeczywiście dysponuje salą, która pomieści np. 500 osób, to zawsze musisz się upewnić, czy przypadkiem w tym samym czasie w obiekcie nie będą organizowane 2 konferencje. Zdarza się, że hotele chcąc maksymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń, dzielą ją kotarami i udostępniają różnym firmom. Nie jest to zbyt komfortowe.

Dlatego znacznie lepiej jest znaleźć hotel, który posiada kilka sal konferencyjnych, z których jedna idealnie spełnia wymagania konkretnego wydarzenia – zarówno pod względem wielkości, jak i wyposażenia. Wówczas będziesz mieć pewność, że w Twojej konferencji wezmą udział rzeczywiście osoby zaproszone, a nie te, które pomyliły imprezy.

Dogodne położenie i duży parking

Sama konferencja może być świetnym wydarzeniem, ale jeszcze trzeba się na nią jakoś dostać. I tutaj zaczynają się schody, bo organizując konferencje dla klientów wielokrotnie spotykaliśmy się z sytuacją, gdy zaproszeni kręcili nosem na odległość, położenie czy termin wyjazdu. Warto więc zadbać o to, aby tych powodów do narzekań było jak najmniej.

Hotel powinien być położony przy trasie dojazdowej, najlepiej blisko autostrady lub drogi ekspresowej. Lepiej zrezygnuj z obiektu, który może i jest otoczony piękną przyrodą, ale aby się do niego dostać, trzeba mieć samochód terenowy.

Koniecznie zwróć uwagę na parking. Nie tylko na jego wielkość, ale też ewentualny koszt parkowania. Od razu ustal z managerem, że parking będzie darmowy dla Twoich gości – w przeciwnym razie już na dzień dobry zaproszeni będą mieli przykre doświadczenia.

Pokoje jednoosobowe i dwuosobowe twin bed

W konferencjach zwykle biorą udział osoby niespokrewnione, które będą czuć się bardziej komfortowo mogąc spędzić noc w pojedynczym pokoju. Jak jednak wiadomo każdy hotel ma mocno ograniczoną liczbę takich pokoi. Dlatego dobrym rozwiązaniem będą pomieszczenia w standardzie twin bed, czyli z dwoma pojedynczymi łóżkami.

Daje to większe możliwości w zakresie kwaterowania uczestników konferencji. Jeśli więc w wybranym hotelu są same pokoje double bed (z łóżkiem małżeńskim), to taki obiekt nie będzie idealnym rozwiązaniem.

Najważniejsze jest, aby nie wybierać hotelu na konferencję w sposób przypadkowy, kierując się wyłącznie niską ceną. Słaby obiekt, niedogodny dojazd, ciasnota – to wszystko spowoduje, że część gości w ogóle nie dotrze na miejsce, a część przywiezie z konferencji niemiłe wspomnienia. A nie o to przecież tutaj chodzi.

Jeśli nie chcesz brać na siebie obowiązku mozolnego wyszukiwania idealnego hotelu na Twoją konferencję – skontaktuj się z nami.