Sala na konferencję/szkolenie: co sprawdzamy przed zarezerwowaniem obiektu?

Konferencje i szkolenia wymagają od uczestników pełnego skupienia na podejmowanym temacie. Aby było to możliwe, goście muszą mieć zapewnione komfortowe warunki. To samo dotyczy osoby, która przekazuje cenną wiedzę. Stąd tak duże znaczenie ma wybór odpowiedniej sali na ten rodzaj eventu. Istnieje kilka kluczowych elementów, które należy sprawdzić przed podpisaniem umowy z właścicielem obiektu. Wymieniamy je w naszym poradniku.

Klimatyzacja

W dzisiejszych czasach jest to już standard, ale na pewno warto się upewnić, że klimatyzacja zamontowana w sali, którą chcemy wynająć, jest sprawna oraz gwarantuje odpowiedni komfort termiczny. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby poprosić właściciela o uruchomienie klimatyzacji i ustawienie pożądanej temperatury (21-22 stopni Celsjusza).

Powierzchnia

Sala na konferencję czy szkolenie nie powinna być ani za mała, ani za duża. Jeśli nie możemy znaleźć lokalu z dokładnie taką liczbą miejsc, ilu uczestników ma wziąć udział w evencie, to lepiej wybrać nieco mniejszy obiekt. Działa tutaj efekt psychologiczny – jeśli uczestnicy zobaczą, że wokół nich jest mnóstwo wolnych krzesełek, mogą uznać wydarzenie za mało interesujące i wartościowe, co negatywnie nastawi ich do tego, co mówi prelegent.

Nagłośnienie

Przed wynajęciem sali konferencyjnej czy szkoleniowej trzeba się upewnić, że nagłośnienie gwarantuje odpowiednią jakość, dzięki czemu słowa wypowiadane przez prowadzącego będą dobrze słyszalne nawet w najdalszych rzędach. Trzeba również uściślić z właścicielem kwestię tego, czy udostępnia on cały sprzęt nagłośnieniowy, wraz z mikrofonem.

Rzutnik

Trudno sobie wyobrazić jakiekolwiek szkolenie bez pokazywania najważniejszych kwestii na dużym ekranie. Standardowo wystąpienie przygotowuje się w oparciu o slajdy, które można udostępnić uczestnikom za pośrednictwem rzutnika – oczywiście pod warunkiem, że sala jest wyposażona w takie urządzenie. Ważne! Prawidłowe podłączenie rzutnika do komputera sprawdzamy wielokrotnie i na długo przed eventem – jeśli coś pójdzie nie tak, to będzie jeszcze czas, by to naprawić.

Odległości

Pozytywny odbiór szkolenia zależy nie tylko od jego wartości merytorycznej, ale też charyzmy prowadzącego, który powinien przynajmniej próbować nawiązać nieco bliższy kontakt ze swoimi słuchaczami. Nie da się tego zrobić, jeśli między podestem a pierwszym rzędem siedzeń straszy bezkresna otchłań. Ta odległość powinna być jak najmniejsza.