Praktyczne informacje, które powinny się znaleźć w zaproszeniu na event firmowy

Organizacja eventu firmowego to żmudny, stresujący proces, składający się z wielu małych elementów. Nietrudno jest więc pominąć drobne szczegóły, które jednak mają później wpływ na komfort uczestników i wizerunek samego wydarzenia. Sporo uwagi warto poświęcić przygotowywaniu zaproszeń, w których powinny się znaleźć praktyczne informacje dla gości. Te najważniejsze, a często bagatelizowane, wymieniamy w naszym poradniku.

Dress code

Wbrew pozorom jest to bardzo ważna informacja, ponieważ goście eventów firmowych nie zawsze wiedzą, co na siebie włożyć, aby nie popełnić faux-pax. Warto poinformować o preferowanym dress code, aby nie stawiać swoich gości w kłopotliwej sytuacji. Wyobraźmy sobie, że ktoś przychodzi na imprezę w wieczorowej sukni, podczas gdy event odbywa się w plenerze i przy grillach.

Radzimy, aby określić dress code dość precyzyjnie. Słowo „swobodny” jest mało konkretne i każdy może je inaczej interpretować. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby podać przykłady preferowanego ubioru, np. dżinsy, t-shirty, garnitur, kreacje wieczorowe itd.

Parking

Niezwykle istotna informacja dla zmotoryzowanych gości eventu, którzy mogą mieć wątpliwości, czy będą w stanie bezpiecznie zaparkować swój samochód. Bardzo dobrym pomysłem będzie więc wskazanie w zaproszeniu miejsca parkowania aut, włącznie z mapką. Radzimy również, aby uściślić, czy parking jest dodatkowo płatny, a jeśli tak, to koniecznie trzeba podać cenę (za godzinę, za całą imprezę etc.). Dobrze będzie też uściślić, czy parking jest strzeżony czy nie.

Szatnia

Ważna informacja zwłaszcza w sezonie jesienno-zimowym, gdy goście na pewno zjawią się na imprezie w okryciu wierzchnim. Nie wszyscy chcą zostawiać kurtki i płaszcze w samochodzie, a tym bardziej męczyć się z nimi podczas samej imprezy, przerzucając je z miejsca na miejsce. Warto więc zadbać o wydzielenie szatni i podać tę informację w zaproszeniu. Koniecznie trzeba podkreślić, czy szatnia jest dodatkowo płatna, gdzie się znajduje, czy obowiązują numerki, czy ktokolwiek pilnuje okryć gości.

Opcje dojazdu

Nie zakładajmy, że wszyscy zaproszeni goście świetnie orientują się w topografii miasta. Jeśli w imprezie wezmą udział osoby spoza regionu, to niezbędne będzie podanie szczegółowych informacji na temat opcji dojazdu. W dobrym tonie jest udzielenie wskazówek nie tylko zmotoryzowanym gościom, ale też osobom chcącym skorzystać z komunikacji miejskiej (numery autobusów i tramwajów, lokalizacje przystanków). Warto również podać przybliżony koszt wzięcia taksówki z głównych punktów miasta, np. dworca kolejowego czy lotniska.