Event na świeżym powietrzu: poznaj zalety i wady imprez outdoorowych

Nieprzypadkowo zdecydowana większość eventów firmowych w naszym kraju jest organizowana pod dachem. Przedsiębiorcom zależy na eleganckim charakterze takiej imprezy. Poza tym w grę wchodzi niepewna pogoda – event w centrum kongresowym czy siedzibie firmy jest po prostu znacznie mniej ryzykowny. Nie oznacza to jednak, że należy całkowicie zrezygnować z pomysłu zorganizowania imprezy na świeżym powietrzu. Taki event ma wiele zalet, ale także kilka wad.

Zalety eventu na świeżym powietrzu

Event „pod chmurką” to na pewno bardzo fajne rozwiązanie dla firm, którym zależy na szeroko rozumianym wyjściu frontem do klienta. Imprezy organizowane na świeżym powietrzu z założenia są mniej oficjalne, co pozwala zbudować markę przedsiębiorstwa otwartego, przyjaznego klientowi. Przykładem eventu outdoorowego może być chociażby piknik firmowy, służący integracji pracowników czy angażujący lokalną społeczność.

Najważniejsze zalety:

• Mniej oficjalny charakter imprezy buduje pozytywny wizerunek marki
• Możliwość zaplanowania licznych atrakcji dla dorosłych i dzieci
• Atrakcyjna formuła imprezy zachęca do wzięcia w niej udziału
• Brak kosztu wynajęcia sali czy centrum kongresowego

Event outdoorowy nie jest rozwiązaniem idealnym

Przede wszystkim musisz sobie zdawać sprawę, że organizacja eventu „pod chmurką” – wbrew obiegowej opinii – wcale nie musi być tańsza i mniej czasochłonna, niż w przypadku imprezy pod dachem. Kosztorys może się niebezpiecznie rozrosnąć, jeśli zależy Ci na zrobieniu świetnego wrażenia na uczestnikach imprezy. Trzeba pamiętać o meblach eventowych, namiotach (na wypadek deszczu), przenośnych zestawach cateringowych, dmuchanych atrakcjach dla dzieci, zabezpieczeniu terenu imprezy.

Poza tym z doświadczenia wiemy, że organizacja eventu outdoorowego jest o wiele bardziej wymagająca. Stąd dobrze radzimy: nie bierz się za to samodzielnie i nie zrzucaj tego na swoich pracowników. Lepiej od razu wynająć profesjonalną agencję eventową, która zadba o każdy szczegół wydarzenia i zagwarantuje jego bezpieczny oraz atrakcyjny przebieg.

Najważniejsze wady:

• Mało prestiżowy charakter imprezy (nie sprawdza się w przypadku okazji stricte biznesowych)
• Konieczność znalezienia odpowiedniego terenu, co nie zawsze jest takie proste, jak się wydaje
• Mnóstwo spraw do załatwienia, które w przypadku organizacji eventu np. w hotelu pozostają po stronie właściciela obiektu

Znając zalety i wady eventów outdoorowych będzie Ci o wiele łatwiej ocenić, czy właśnie taka impreza jest odpowiednim wyborem dla Twojego biznesu. Najważniejsze jest odpowiedzenie sobie na pytanie, jaki charakter ma mieć event i jaki cel chcesz dzięki niemu osiągnąć.