Jak dobrze dogadać się z agencją eventową? Piszemy zapytanie ofertowe krok po kroku

Na polskim rynku działają dziesiątki agencji specjalizujących się w organizacji eventów. Te naprawdę profesjonalne nie narzekają na brak klientów, są bardzo zapracowane, dlatego preferują współpracę opartą na konkretach. Jeśli chcesz, aby właśnie taka agencja zajęła się organizacją Twojego wydarzenia, a do tego nie lubisz niedomówień, musisz przyłożyć się do napisania porządnego zapytania ofertowego. To pierwszy krok do udanej współpracy! Podpowiadamy, jakie elementy musi zawierać takie zapytanie.

Precyzyjne określenie terminu

To bardzo ważne, ponieważ agencje mają kalendarze zleceń i nie zawsze mogą zaoferować przyjęcie zamówienia w danym terminie. Nie ma więc sensu pisać: „Planuję organizację eventu jesienią” – to zbyt ogólnikowa informacja. Pamiętaj również, że samo przygotowanie wydarzenia zajmuje dużo czasu, dlatego musisz przesłać zapytanie z odpowiednim wyprzedzeniem (w przypadku dużych imprez – nawet kilkumiesięcznym).

Preferowane miejsce organizacji

Myślisz o evencie na terenie firmy, miasta, a może kilkaset kilometrów dalej lub wręcz w innym kraju? To bardzo istotna informacja, która będzie mieć kluczowy wpływ na cenę usługi i zakres świadczeń. Musisz się na coś zdecydować i od razu wskazać preferowane miejsce organizacji w zapytaniu ofertowym.

Liczba uczestników

Zupełnie inaczej organizuje się event dla 50 osób, a inaczej ogromną konferencję dla 1000 uczestników. Na pewno zdajesz sobie z tego sprawę, dlatego już w zapytaniu ofertowym postaraj się określić przybliżoną liczbę gości. Miej również na uwadze, że niektóre agencje z zasady nie przyjmują zbyt skromnych zleceń, bo po prostu nie opłaca im się angażować zespołu i środków. Inne z kolei nie mają zasobów umożliwiających im zorganizowanie ogromnego wydarzenia.

Planowany budżet

To jedna z najważniejszych informacji. Oczywiście możesz mieć pokusę, by nie chwalić się dostępnym budżetem na etapie składania zapytania ofertowego. Jednak nie tędy droga. Określ budżet, choćby przybliżony, bo to pozwoli agencji stworzyć możliwie najbardziej precyzyjną ofertę, uwzględniającą kilka propozycji uatrakcyjnienia wydarzenia. Konkretne postawienie sprawy umożliwi również „odsianie” agencji, które zwyczajnie nie będą zainteresowane współpracą z klientem dysponującym zbyt skromnym budżetem.

All inclusive?

W zapytaniu ofertowym warto również zawrzeć informację na temat preferowanego zakresu obsługi. Chcesz, aby agencja zajęła się wszystkim od A do Z, a może tylko spięła elementy dostarczane przez podwykonawców? Oczekujesz ścisłej współpracy ze swoim działem marketingu, czy może dajesz agencji zupełnie wolną rękę w doborze konkretnych rozwiązań? To dość istotna kwestia.

Im więcej szczegółów zawrzesz w zapytaniu, tym szybciej otrzymasz sprecyzowaną, wiarygodną ofertę. To z kolei przełoży się na wcześniejsze rozpoczęcie przygotowań do wydarzenia, na czym na pewno Ci zależy.