Nieudany event? Jak dochodzić swoich praw?

Organizacja wydarzenia przez profesjonalną agencję eventową jest usługą, która powinna zostać wykonana zgodnie z wytycznymi zleceniodawcy. Agencja bierze na siebie pełną odpowiedzialność za przebieg imprezy, jak również za bezpieczeństwo jej uczestników. To po stronie organizatorów leży obowiązek dopełnienia wszystkich warunków. Jeśli więc zleceniodawca nie jest zadowolony z przebiegu wydarzenia, ma pełne prawo reklamować usługę. Jak się za to zabrać? Podpowiadamy.

Wskazanie uchybień

Każda impreza organizowana przez agencję musi mieć scenariusz, który został wcześniej zaakceptowany przez zleceniodawcę. Znajdują się w nim punkty konieczne do zrealizowania. Może to być np. określenie wykonawcy muzyki czy klasy hotelu, w którym zostaną zakwaterowani uczestnicy imprezy.

Mając taki scenariusz zleceniodawca może bez problemu wskazać uchybienia po stronie agencji, które w jego opinii wpłynęły na obniżenie jakości wydarzenia, a więc naraziły firmę na straty wizerunkowe. Jeśli np. w imprezie wzięli udział poważni kontrahenci, a agencja zapewniła rozrywkę w postaci występu zespołu disco polo, to trudno uznać to za dobry pomysł.

Zleceniodawca powinien spisać wszystkie uchybienia i wystąpić do organizatora z pismem, w którym określi swoje roszczenia. Będzie to podstawą do chociażby obniżenia wynagrodzenia agencji. Ważne jest to, aby zebrać możliwie najwięcej dowodów niekompetencji organizatora, co będzie niezbędne w sytuacji, gdyby sprawa miała trafić do sądu.

Podstawa roszczenia

Aby móc w jakikolwiek sposób dochodzić swoich praw w związku ze źle zorganizowaną imprezą, trzeba mieć dowód zakupu usługi. Takim dowodem jest oczywiście faktura VAT, którą KAŻDA profesjonalna agencja eventowa ma obowiązek wystawić. Do tego warto zadbać o umowę, która powinna być możliwie szczegółowa.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest naleganie, aby do umowy został dołączony załącznik w postaci briefu imprezy wraz z jej scenariuszem. Będzie to bardzo cenny dowód w przypadku, gdyby agencja jednak uchylała się od odpowiedzialności i twierdziła, że zleceniodawca nie zgłaszał żadnych uwag.

Pamiętaj!

Nigdy nie należy się zgadzać się na żadne ustalenia ustne. Co prawda w świetle prawa są one wiążące, jednak udowodnienie, że rozmowa rzeczywiście się odbyła, może być bardzo trudne.

A na przyszłość...

Warto bardzo ostrożnie wybierać agencję, która ma zorganizować ważne wydarzenie. Na tym rynku panuje duża konkurencja, nie zawsze uczciwa. Jest wiele firm (także niezarejestrowanych), które walczą o klienta jedynie niskimi cenami, a to zawsze odbija się na jakości.

Lepiej jest wybrać agencję eventową może nawet trochę droższą, ale o ugruntowanej pozycji, która może przedstawić przykłady swoich działań i ma dobre referencje. Kryterium ceny powinno znaleźć się na samym końcu, dzięki czemu kwestia reklamowania usługi będzie tylko hipotetyczna.