Hotel biznesowy na szkolenie lub konferencję: jakie warunki musi spełniać?

W branży hotelarskiej od lat obserwujemy postępującą specjalizację. Chodzi o to, że obiekty zaczynają skupiać się na konkretnych grupach gości i dostosowywać do nich swoje oferty, wystrój, jakość obsługi oraz oczywiście stawki za noclegi. Bardzo ważną kategorię tworzą tutaj hotele biznesowe, jak nietrudno się domyślić nastawione na gościa biznesowego: przedsiębiorcę, pracowników wyższego szczebla, managerów etc. Takie hotele doskonale nadają się na organizację szkolenia czy konferencji. Uwaga jednak! Sam fakt, że hotel promuje się jako „biznesowy” nie sprawia, że można go zarezerwować w ciemno. Podpowiadamy, na jakie szczegóły warto wcześniej zwrócić uwagę.

Lokalizacja

Zawsze zaczynamy od sprawdzenia, czy hotel jest położony w dogodnej lokalizacji. Najważniejsze jest to, aby można było do niego łatwo dojechać samochodem lub – opcjonalnie – innym środkiem lokomocji. Hotele zlokalizowane w środku lasu, na odludziu, może i wyglądają romantycznie, ale w praktyce słabo sprawdzają się na organizację konferencji czy szkolenia – a już szczególnie jednodniowego.

Rada

Koniecznie trzeba też sprawdzić liczbę dostępnych miejsc parkingowych oraz upewnić się, czy istnieje możliwość ich rezerwacji dla uczestników szkolenia/konferencji.

Liczba sal konferencyjnych

Jest to istotna kwestia w sytuacji, gdy planujemy wynająć tylko część hotelu. Wówczas zawsze istnieje ryzyko, że w tym samym czasie na terenie obiektu odbędzie się kilka imprez, co grozi mieszaniem się uczestników i ogólnym chaosem. Jeśli więc zależy nam na względnej intymności, lepiej będzie wybrać hotel z jedną, maksymalnie dwiema salami konferencyjnymi.

Zaplecze konferencyjno-szkoleniowe

Przed zarezerwowaniem hotelu koniecznie trzeba się skontaktować z managerem i uściślić, czy obiekt udostępnia organizatorowi całe zaplecze audiowizualne niezbędne do przeprowadzenia szkolenia czy konferencji. Chodzi między innymi o rzutnik, ekran czy nagłośnienie. Idealnie będzie mieć to wszystko na miejscu, bo to bardzo ułatwia planowanie wydarzenia.

Restauracja

Wskazane jest, aby w hotelu działała restauracja, która będzie mogła obsłużyć catering wydarzenia. Jest to bardzo wygodne, ponieważ odpada nam konieczność szukania zewnętrznego dostawcy. Poza tym mamy pewność, że posiłki będą przygotowywane na bieżąco, ciepłe i podane na czas.