Nieprzewidziane sytuacje z życia event managera: w niektóre trudno uwierzyć!

Życie event managera na pewno nie należy do nudnych. W tej pracy ciągle coś się dzieje, a nawet perfekcyjnie zaplanowana i dopięta na ostatni guzik impreza może się nagle wymknąć spod kontroli. W takiej sytuacji trzeba zachować maksymalny profesjonalizm i nie dać plamy – przecież po to firma wynajęła agencję eventową, by nie musieć się niczym martwić. Nam również zdarzają się nieprzewidziane „atrakcje”, ale zawsze reagujemy na nie na bieżąco, dzięki czemu klienci rzadko w ogóle się orientują, że coś poszło nie tak. Kilkoma przykładami dzielimy się w naszym artykule.

Nawalający podwykonawcy

Chciałoby się napisać: standard. Podwykonawcy to zawsze najsłabsze ogniwo, nawet ci, z którymi współpracujemy od lat. Sztuką jest takie zgranie wszystkich firm, aby każdy zamówiony element dotarł na miejsce na czas. To bardzo stresujące i na tym polu nagminnie dochodzi do różnych konfliktów. Prawdziwa nerwówka zaczyna się w momencie, gdy np. na kilka godzin przed deadlinem podwykonawca ze stoickim spokojem informuje, że on jednak nie da rady się pojawić. Co wtedy? Zaczyna się improwizacja…

Niesprawne urządzenia

Nikt tak dobrze nie zna znaczenia frazeologizmu „złośliwość rzeczy martwych”, jak właśnie event manager. Podczas eventu posłuszeństwa może odmówić dosłownie cokolwiek – na czele z nagłośnieniem, oświetleniem i toaletami. W takich sytuacjach trzeba działać błyskawicznie, ponieważ nawet z pozoru drobna rzecz potrafi dosłownie rozwalić całą imprezę. Lata doświadczenia nauczyły nas, że nigdy nie można w 100% opierać się na sprzęcie – znacznie ważniejsze jest zaangażowanie ludzi.

Pomylone terminy

Choć brzmi to nieprawdopodobnie, to takie sytuacje również się zdarzają. Prosty przykład: jedziemy na miejsce, do wynajętego centrum kongresowego, by sprawdzić, czy obiekt jest już gotowy do rozstawiania elementów sceny. Co się okazuje? Że manager obiektu pomylił terminy i nikt nic nie wie. Można sobie łatwo wyobrazić, jak stresująca jest taka sytuacja. Pół biedy, gdy obiekt nie jest zajęty i można jeszcze dość szybko wszystko odkręcić. Gorzej, gdy w ostatniej chwili trzeba zmienić miejsce organizacji eventu…

Gdy dociera nie to, co zamawialiśmy

Miał być catering wegański, a przyjechały soczyste mięsa. Miały być dmuchańce dla dzieci, a podwykonawca przywozi namioty imprezowe. Można tak długo wymieniać. Właśnie dlatego twardo trzymamy się zasady, aby nigdy nie umawiać się z podwykonawcami na ostatnią chwilę, ale zostawić sobie pewien bufor czasowy na naprawienie tego typu pomyłek.