Incentive travel, czyli trudna sztuka wyboru miejsca

Pojęcie „incentive travel” robi furorę we współczesnym zarządzaniu. W Polsce często używamy rodzimego sformułowania, czyli „turystyka biznesowa”, które od razu zdradza, z czym to się je. Z jednej strony mamy więc turystykę, a z drugiej biznes – te elementy świetnie się ze sobą łączą. Atrakcyjny wyjazd dla pracowników czy kontrahentów to znakomita taktyka motywacyjna i element budowania silnej marki. Doświadczenia naszych klientów pokazują jednak, że firmy bardzo często mają problem z wyborem odpowiedniego miejsca. Jak się za to zabrać?

Miejsce, do którego każdy chciałby pojechać

Należy odróżnić incentive travel od zwykłego wyjazdu integracyjnego czy szkoleniowego. W tym przypadku absolutnie nadrzędną sprawą jest to, aby podróż sama w sobie była atrakcją dla jej uczestników. Zwykle jest tak, że firma sponsoruje wyjazd wąskiemu gronu pracowników czy najcenniejszych klientów. Z tego punktu widzenia zaproponowanie wycieczki w Bory Tucholskie czy do hotelu pod Warszawą nie jest najlepszym pomysłem.

Trzeba pamiętać, że im atrakcyjniejsze miejsce wybierzemy, tym większa szansa na to, że zaproszeni goście zechcą wziąć udział w wycieczce. W przypadku pracowników jest to więc dodatkowy element motywacyjny – firma może np. ogłosić, że zabierze tylko 10 najlepszych sprzedawców.

Z kolei kontrahenci zaproszeni na wyjazd muszą mieć poczucie, że firmie naprawdę zależy na ich uczestnictwie. Atrakcyjna lokalizacja gwarantuje duże zainteresowanie ze strony klientów i będzie dla nich sygnałem, że z takim partnerem warto jeszcze zacieśnić relacje biznesowe.

Dobre dopasowanie miejsca do branży

Warto pójść tym tropem, ponieważ dzięki temu sam wyjazd nie będzie sprawiać wrażenia przypadkowego. Ponadto kontrahenci, którzy zostaną zaproszeni do wzięcia udziału w wycieczce, odnajdą w tym dodatkową korzyść dla siebie.

Posłużmy się przykładem. Firma X jest czołowym dostawcą akcesoriów wędkarskich. Chce zorganizować atrakcyjny wyjazd dla swoich najlepszych przedstawicieli (sklepów, hurtowni etc.). Proponuje im więc wycieczkę do Szwecji na połów ryb. Zostały spełnione dwa kluczowe warunki:

• Miejsce samo w sobie jest atrakcyjne
• Wyjazd tematycznie wiąże się z branżą

Bardzo ważne jest też, aby podczas takiego wyjazdu nie zabrakło elementów stricte biznesowych. Mogą to być np. prezentacje nowych produktów, wizyta w fabryce dostawcy komponentów czy nawet krótkie szkolenie.

Co z budżetem?

Oczywiście zorganizowanie takiego wyjazdu, szczególnie zagranicznego, wiąże się z dużymi kosztami. Dlatego bardzo ważne jest rzetelne oszacowanie budżetu. Jeśli z góry wiadomo, że nie pozwoli on zaprosić dużej liczby kontrahentów czy pracowników, lepiej jest skrócić listę uczestników, ale nie rezygnować z jakości. Wyjazd można przecież powtórzyć za rok i zabrać inne osoby.

Organizację takiego wyjazdu najlepiej jest zlecić profesjonalnej firmie eventowej, specjalizującej się w incentive travel. To gwarancja zoptymalizowania kosztu imprezy i zapięcia wszystkiego na ostatni guzik.