Event firmowy w hotelu: jakie problemy mogą się pojawić?

Teoretycznie zorganizowanie eventu firmowego w hotelu jest świetnym pomysłem. Mamy gwarancję dobrych, komfortowych warunków, wszystko, co tylko potrzebne jest dostępne na miejscu, możemy wynegocjować dobrą cenę i nie ponosimy żadnego ryzyka związanego z np. załamaniem pogody. Doświadczenie naszej agencji eventowej pokazuje jednak, że na tym optymistycznym obrazie potrafi się pojawić kilka rys. W naszym poradniku wymieniamy najczęstsze problemy związane z organizacją eventu w hotelu.

Błędy w rezerwacji

Mylić się jest rzeczą ludzką. I choć nie powinno się to zdarzać pracownikom hotelu przyjmującym rezerwację, to niestety byliśmy już świadkami takich sytuacji. Przykładowo: okazywało się, że hotel owszem, przygotował salę na imprezę firmową, ale ktoś zapomniał zarezerwować odpowiednią liczbę pokoi dla gości. Pojawiają się nerwy, goście się niecierpliwą, bo nie mają gdzie zostawić swoich bagaży i odświeżyć się po podróży. Dlatego zawsze na kilka dni przed planowaną imprezą należy skontaktować się z hotelem i potwierdzić poprawność rezerwacji.

Niska jakość kuchni

Jeśli nigdy wcześniej nie korzystaliśmy z gościnności danego hotelu, to nie jesteśmy w stanie w 100% określić, czy serwowana przez niego kuchnia spełnia kryteria jakościowe. Aby zminimalizować ryzyko, że goście wyjdą z imprezy zniesmaczeni czy tym bardziej pochorowani, warto wcześniej przetestować umiejętności hotelowego kucharza i po prostu zjeść w hotelu obiad czy kolację, wybierając te dania, które chcielibyśmy zaserwować naszym gościom.

Dwie imprezy w tym samym czasie

Hotel ma obowiązek poinformować swoich gości, że w tym samym terminie zaplanowano już jakąś inną imprezę. No chyba, że pracownik akurat to przeoczy, albo też nikt go o to nie zapyta… Takie sytuacje są bardzo frustrujące, bo nagle okazuje się, że w hotelu jest straszny tłok, panuje hałas, goście mają problem z odnalezieniem właściwej imprezy, następuje mieszanie się uczestników konkurencyjnych eventów itd. Aby temu zapobiec należy w pierwszej kolejności dopytać, czy hotel na pewno ma wolną salę w danym terminie, a następnie poprosić o zagwarantowanie wyłączności.