5 podstawowych zasad organizacji panelu dyskusyjnego

Panel dyskusyjny to specjalny rodzaj eventu. Jego fundamentem jest ciekawa tematyka i zaproszenie kompetentnych prelegentów. Nie możemy jednak zapominać także o całej „kuchni” tego wydarzenia, która ma ogromny wpływ na satysfakcję uczestników. W naszym poradniku wymieniamy 5 podstawowych zasad organizacji panelu dyskusyjnego.

Zasada 1: odpowiednia sala

Nie może być ani za mała, ani zbyt duża. Wiemy, że brzmi to bardzo ogólnikowo, jednak podstawą jest wcześniejsze ustalenie, ile osób właściwie może wziąć udział w danym panelu dyskusyjnym. Sprawa jest prosta, jeśli dystrybuujemy zaproszenia. Jeśli natomiast panel ma charakter otwarty, to dla bezpieczeństwa zawsze lepiej jest wybrać nieco mniejszą salę. Dlaczego? Ponieważ zawsze można dostawić krzesła, natomiast puste przestrzenie bardzo rzucają się w oczy, co negatywnie odbija się na prestiżu wydarzenia.

Zasada 2: catering poza miejscem prelekcji

Bardzo ważna kwestia, o której organizatorzy eventu paneli dyskusyjnych regularnie zapominają lub po prostu nie wiedzą. Mogłoby się wydawać, że umieszczenie stołu z przekąskami na sali, na której odbywa się panel dyskusyjny, to wygodne rozwiązanie dla uczestników. Jednak wyobraźmy sobie, że w powietrzu ciągle unosi się zapach np. sosu czosnkowego. Byłoby to mało poważne i z pewnością mogłoby przeszkadzać prelegentom.

Zasada 3: Przyjazd prelegentów z odpowiednim wyprzedzeniem.

Z prelegentami bardzo różnie bywa. Niektórzy mają we krwi spóźnianie się, inni są tak „dostojni”, że wręcz z premedytacją każą na siebie czekać. Nie wolno do tego dopuścić. Jeśli wystąpienie ma się rozpocząć np. o 12, to w kontrakcie zastrzeżmy, że prelegent musi dojechać na miejsce najpóźniej o 11. To zawsze źle wygląda, gdy na scenę wchodzi moderator i prosi o zabranie głosu osobę, której nie ma na sali.

Zasada 4: moderator dyskusji

Nie zapominamy o nim! Dobry moderator potrafi świetnie poprowadzić panel dyskusyjny w taki sposób, aby nikt z uczestników nie narzekał na nudę. Rolą moderatora jest również hamowanie zapędów prelegenta, który może zbytnio „popłynąć” w swoim wystąpieniu, wykraczać poza temat czy zamęczać słuchaczy dygresjami. Moderator powinien oczywiście mieć wiedzę w danym temacie (niekoniecznie specjalistyczną) oraz doświadczenie w wystąpieniach publicznych.

Zasada 5: kilkakrotne sprawdzenie techniki

Na koniec porada czysto pragmatyczna. Na kilka godzin przed rozpoczęciem panelu należy bardzo dokładnie sprawdzić, czy wszystko, co jest potrzebne prelegentowi, działa. Próba mikrofonu, nagłośnienia, rzutnika – nie warto tego robić na ostatnią chwilę, bo wtedy wkrada się nerwowość.